یکی از چالش‌های امروزه سازمان‌ها و موسسات باتوجه به سرعت و حجم بالای اطلاعات و ارتقای فناوری، استفاده بهینه از امکانات موجود است. به‌عبارت‌دیگر، سازمان‌ها و موسسات کوچک و بزرگ چگونه می‌توانند از منابع انسانی و تجهیزات فناوری اطلاعات به‌عنوان عوامل تاثیرگذار در فرآیند توسعه، به بهترین نحو استفاده کنند. از طرفی، باید گفت که ارزیابی عملکرد سازمان‌ها از دید فناوری اطلاعات ضمن تحقق این اهداف، امکان اثربخشی سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات بر عملکرد کیفیت خدمات در سازمان را نیز فراهم می‌سازد. فناوری اطلاعات به‌عنوان محور توسعه و به‌منظور استقرار نظام اطلاع‌رسانی در حال گسترش است. بر همین اساس، استفاده از قابلیت‌های فناوری اطلاعات در میان بنگاه‌های کوچک و متوسط نیز به‌طورفزاینده در حال گسترش و روزآمدن شدن است. این نقش در آغاز قرن حاضر، منجر به ایجاد فضای رقابتی و شکل‌گیری رقابت مدرن و هیجانی شده است. در این زمینه، مهم‌ترین دستاوردهای فناوری اطلاعات در هدایت سیستمی کیفیت کار و فعالیت، می‌تواند در گام نخست بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش دهد و به رشد کمی و کیفی آنها کمک شایانی کند. علاوه بر آن، می‌توان گفت نقش فناوری اطلاعات در به‌دست‌آوردن اهداف توسعه استراتژیک یک سازمان به‌ویژه در ارائه کیفیت کالا و خدمات موردبحث جدی است که می‌تواند از ابعاد مختلف زمانی (کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت) قابل‌توجه باشد. از منظر دیگر، می‌توان گفت که نقش مناسب فناوری اطلاعات در یک سازمان، در هماهنگ بودن آن با اهداف سازمان بوده و فناوری اطلاعات، پشتیبان اهداف و روش‌های مدیریتی سازمان در مسیر بهبود کیفیت خدمات است. برپایه مطالعات؛ یک سیستم فناوری اطلاعات جامع می‌تواند برای شرکت از طریق بهسازی عملیات کاری، هموارسازی چرخش اطلاعات، کارآیی بیشتر و کاهش دوباره کاری در فرآیند داخلی سودمند باشد. این رویکرد اهداف در مدار استراتژیک شامل موارد زیر است:

الف - بهبود ارتباطات در فرآیند اجرایی و عملیاتی

ب - کنترل دقیق‌تر و بهتر هزینه‌های جاری و عملیاتی (فرآیندی)

ج - مدیریت استقرار کالاها و موجودی‌ها در ابعــاد زمــانی خود

د - کنترل و بهینه‌سازی هزینه‌ها در قالب قراردادهــای اجــرایی و عملیـاتی

هـ - مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه‌ها به‌ویژه از منظر درونی و بیرونی سازمانی

و - امکان دسترسی به تمامی بخش‌ها به اطلاعات موردنیاز و ضروری

ز - افزایش توان رقابتی شرکت / موسسه در میدان ملـــی و بین‌المللــی

با رعایت نکات یادشده باید گفت؛ سیستم‌های اطلاعات مدیریت، سیستم‌هایی هستند که نیازهای اطلاعاتی مدیریت را فراهم می‌کنند و به مدیریت یاری می‌رسانند تا با استفاده از گزارش‌های آنها و بدون نیاز به تماس مستقیم با زیرمجموعه، تصمیمات مهم را اتخاذ کند. در نبود این سیستم‌ها، گزارش‌دهی به مدیریت بالاتر به‌صورت روتین یا برحسب نیاز مدیریت به‌صورت دستی انجام می‌پذیرد. اما امروزه فناوری اطلاعات نقش فعال‌تر و نافذتری در کارآیی و بهره‌وری شرکت در بازار دارد. در این رهگذر، شمار زیادی از رهبران تجاری متقاعد شده‌اند که فناوری اطلاعات، نقش بالقوه مهمی در استراتژی رقابتی شرکت‌شان دارد. در یک مطالعه تطبیقی شرکت‌های صنعتی نشان می‌دهد؛ فناوری اطلاعات یک ابزار استراتژیک و مهم در بهسازی کارآیی، عملکرد و تسهیل راه برای استفاده از روش‌های جدید مدیریت، سازماندهی و توسعه است. در این زمینه می‌توان گفت که فناوری در حقیقت پلی بین استعدادها و قدرت‌های ما است و بر دنیای اطراف ما نقش بسزایی دارد. در این شرایط، آموزش فناوری اطلاعات به‌عنوان وسیله‌ای برای بهبود بهره‌وری، به‌ویژه در نهادهای سرمایه‌ای و بنیادی اهمیت می‌یابد. از طرفی، بهره‌وری سازمانی به‌معنای ایجاد و تغییرات به‌منظور بهبود سازمانی است. منظور شیوه‌ای است نظام‌گرا برای تغییر که سعی دارد با تاکید اساسی بر ارزش‌های انسانی مبتنی بر باورهای ارزشی با تلفیق اهداف سازمان و فرد، بیشترین بهره‌وری و اثربخشی ممکن را برای سازمان فراهم سازد. همچنین، تکنولوژی اطلاعات دارای منافع و سودمندی‌های زیادی برای سازمان بوده و در سرعت کار، جمع‌آوری اطلاعات، تصمیم‌گیری و مدیریت، نقش غیرقابل‌انکار دارد، اما در کنار سودمندی‌ها، در صورت غافل شدن، دارای معایب و آثار نامطلوب انسانی است. اگرچه فناوری اطلاعات و ارتباطات و استفاده از رایانه، هرگز نتوانسته است جایگزین نیروی انسانی درتصمیم‌گیری شود، اما از قدرت آن نیز در کمک به کارکنان و مدیران، برای تصمیم‌گیری درست با استفاده از اطلاعات دقیق و سرعت بخشیدن به کارها نمی‌توان صرف‌نظر کرد. بسیاری از سازمان‌ها نیز به اهمیت فناوری اطلاعات و تاثیر آن بر سرعت و دقت جریان امور، رضایت بیشتر مشتریان، سیستم‌های پشتیبانی، تصمیم‌گیری مدیران و به‌ویژه کارآیی سازمان‌ها پی برده‌اند. آگاهی از این‌گونه تاثیرات، باعث شده است بیشتر سازمان‌ها سریعا به‌سمت استفاده از فناوری اطلاعات گرایش پیدا کنند که در نهایت، منجر به بهبود کیفیت خدمات و اثربخشی فعالیت‌ها خواهد شد. در این رابطه، فناوری اطلاعات این امکان را می‌دهد که کلیه سازمان‌ها و موسسات، دانش و بهبود کیفیت خدمات خود را به دورافتاده‌ترین نقاط این سیاره برسانند.

فناوری اطلاعات و ارتباطات، امکان جهش زیرساخت‌های فقیر را طوری فراهم ساخته که دوری از بازارها دیگر عامل زیان نیست و کانال‌های توزیع ناکارآمد دیگر از میان رفته است و به گذشته‌ها می‌پیوندد. با پذیرش قدرت فراوان فناوری‌های اطلاعاتی و نیز در تداوم آن در بهبود و اعتلای اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی مردم، ارتباط را محور تمام راهبردهای توسعه قرار دهیم. اما از منظر کاربردها می‌توان گفت استفاده از فناوری اطلاعات برخی تغییرات را در سازمان‌ها ایجاد کرده است. این تغییرات در حوزه‌هایی مانند ساختار، اقتدار، قدرت، محتوای شغل، سلسله‌مراتب شغلی کارکنان، نظارت و شغل مدیران دیده می‌شود.