در دنیایی که روزبه‌روز بیش‌تر به سمت خودکارسازی می‌رود، داشتن یک نرم افزار BPMS (Business Process Management System) امری ضروری است. راهکارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کنند عملیات‌های خود را ساده‌سازی کنند، بهره‌وری را افزایش دهند و به ارتقای تجربه‌ی مشتری دست پیدا کنند. با این تفاصیل، 8 نکته وجود دارد که بهتر است پیش از خرید و پیاده‌سازی نرم افزار BPMS بدانید.

پیاده‌سازی نرم افزار BPMS چه مزایایی به همراه دارد؟

خرید و مجهز شدن به نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار مزیت‌های بسیاری دارد و می‌تواند چالش‌های متعددی را در یک سازمان برطرف کند. برخی از این مزایا عبارتند از: بهینه‌سازی فرایندها، خودکارسازی، چابکی و سازگاری، همکاری و مدیریت گردش کار و یکپارچه‌سازی و مقیاس‌پذیری.

• بهینه‌سازی فرایندها

با استفاده از سیستم BPMS می‌توان فرایندهای کسب‌وکار را مدل‌سازی و تحلیل کرد. از این طریق، گلوگاه‌های عملیاتی هر فرایند شناسایی می‌شوند و با رفع موانع می‌توان فرایندها را بهینه‌سازی کرد.

• خودکارسازی

نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، وظایف تکراری و کم‌تاثیر را خودکارسازی می‌کند تا علاوه‌بر آزاد شدن زمان ارزشمند نیروهای کار، احتمال رخ دادن خطاهای دستی کاهش پیدا کند.

• چابکی و سازگاری

استفاده از نرم‌افزار BPMS این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا مدل‌های جدیدی از فرایندها را سفارشی‌سازی و پیاده‌سازی کنند. این قابلیت به چابک‌تر شدن سازمان شما کمک می‌کند و وفق پیدا کردن با قوانین و شرایط جدید را نیز آسان‌تر خواهد کرد.

• همکاری و مدیریت گردش کار

سیستم BPMS تضمین می‌کند رابطه‌ای یکپارچه میان ذی‌نفعان یک فرایند، از جمله کارمندان، مشتریان و تامین‌کنندگان برقرار شود. با کمک این نرم‌افزار، ایجاد و مدیریت حتی پیچیده‌ترین گردش کارها نیز امکان‌پذیر می‌شود و می‌توان مطمئن شد که وظایف مناسب، در زمان مناسب به دست افراد مناسب خواهد رسید.

• یکپارچه‌سازی و مقیاس‌پذیری

BPMS می‌تواند با سیستم‌های دیگر مانند نرم‌افزار ERP، نرم‌افزار تولید و نرم‌افزارهای سازمانی دیگر یکپارچه شود تا انتقال اطلاعات را برای بخش‌های گوناگون سازمان آسان کند. امکان‌پذیر شدن ارتباط تمام این قسمت‌ها با هم، علاوه‌بر یکپارچه‌سازی سیستم اطلاعات در یک سازمان، زیرساخت و بستری مناسب فراهم می‌کند که در آینده به توسعه‌ی راحت‌تر کسب‌وکار کمک خواهد کرد.

زمان خرید نرم افزار BPMS باید به چه نکاتی توجه کرد؟

جدا از این‌که باید به دنبال سیستمی باشید که با نیازهای خاص کسب‌وکار شما هم‌خوانی داشته باشد، نکات دیگری وجود دارند که می‌توانند در انتخاب نرم افزار BPMS برای سازمان شما تاثیر چشمگیری داشته باشد. در ادامه، 8 مورد ذکر شده است که بهتر است پیش از خرید نرم افزار BPMS به آن‌ها توجه کنید.

1. عملکرد و قابلیت‌ها

مهم‌ترین عملکرد نرم افزار BPMS، قابلیت آن در مدیریت و خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار یک سازمان است. علاوه‌بر این، هنگام خرید این سیستم باید به دنبال گزینه‌ای باشید که قابلیت مدیریت کامل جریان‌های کاری، مدل‌سازی فرایندها و خودکارسازی آن‌ها را داشته باشد. یکی دیگر از مهم‌ترین قابلیت‌هایی که بهتر است در نرم افزار BPMS وجود داشته باشد، قابلیت تحلیل فرایندها و ارائه‌ی گزارشات دقیق است تا یک دید جامع از تمام فرایندهای سازمان ارائه شود.

1. پیاده‌سازی و استفاده‌ی آسان

نرم افزار BPMS باید رابط کاربری ساده‌ای داشته باشد تا اعضای تیم بتوانند به‌شکلی راحت و بدون نیاز به دانش فنی بالا، فرایندها را طراحی، مدیریت و بهینه‌سازی کنند. همچنین، به دنبال نرم‌افزاری باشید که روش‌های استقرار متنوعی مانند ابری (Cloud Based)، در محل (On Premise) و... دارد و مطابق با زیرساخت‌ها و نیازهای IT شما باشد.

1. انعطاف‌پذیری

فرایندهای کسب‌وکار مدام در حال تغییر هستند؛ به همین دلیل، نرم افزار BPMS باید به‌راحتی با این تغییرات وفق پیدا کند. در این راستا، به دنبال راهکاری باشید که ابزارهای مدل‌سازی فرایند منعطفی داشته باشد، در به‌روزرسانی سریع باشد و سفارشی‌سازی فرایندها براساس نیازهای خاص کسب‌وکار شما را نیز امکان‌پذیر کند.

1. پشتیبانی کامل از سوی فروشنده

پیش از خرید نرم افزار BPMS، از این موضوع اطمینان خاطر کسب کنید که فروشنده در کنار خدمات پشتیبانی کامل، منابع آموزشی و نقشه‌ی راه توسعه‌ی محصول را نیز برای شما فراهم خواهد کرد. خرید نرم‌افزار تنها به پیاده‌سازی آن ختم نمی‌شود و بهتر است از دریافت خدمات پشتیبانی در آینده نیز مطمئن شوید.

1. یکپارچگی

یکی دیگر از مهم‌ترین نکاتی که هنگام خریداری نرم افزار BPMS باید به آن توجه کنید، سازگار بودن آن با سایر سیستم‌ها و سرویس‌های موجود در سازمان مانند نرم‌افزار ERP، CRM و... است. به دنبال راهکاری باشید که به سرویس‌های مورد نیاز شما به‌راحتی متصل شود و تبادل داده را در فرایندها آسان سازد.

1. پیروی از قوانین کسب‌وکار

با توجه به حوزه‌ی کسب‌وکار، هر سازمان ممکن است قوانین متفاوتی برای حفاظت از داده‌ها، دسترسی دادن به کاربران و... داشته باشد. به همین دلیل بهتر است هنگام خرید نرم افزار BPMS، به مطابق بودن آن با نیازهای قانونی سازمانتان توجه کنید.

1. هزینه‌ی کل مالکیت (Total Cost of Ownership)

هنگام انتخاب نرم افزار BPMS، به هزینه‌های مربوط به خریداری لایسنس، خرید اشتراک، هزینه‌ی پیاده‌سازی، آموزش نیروها و نگهداری نرم‌افزار در طولانی‌مدت نیز توجه داشته باشید. این امکان را در نظر بگیرید که ممکن است در آینده، سازمان و کسب‌وکار توسعه پیدا کنند و به همین دلیل، بهتر است نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، قابلیت وفق پیدا کردن با تغییرات آینده را داشته باشد.

1. سابقه‌ی کار شرکت تامین‌کننده‌ی نرم افزار BPMS

با مشتریان دیگر شرکت فروشنده صحبت کنید تا علاوه‌بر کیفیت و قابلیت‌های محصول، از نحوه‌ی ارائه دادن پشتیبانی و آموزش نیز مطلع شوید. این ارتباط‌گیری به شما کمک می‌کند تا با عملکرد فروشنده در واقعیت آشنا شوید و مطمئن باشید که نرم افزار BPMS انتخاب‌شده، برای نیازها و چالش‌های سازمان شما مناسب خواهد بود.

لازم به ذکر است که علاوه‌بر تمامی نکاتی که گفته شد، برای انتخاب یک سیستم BPMS مناسب باید به متغیرهای دیگری مانند نیازها، بودجه‌بندی و هدف‌گذاری‌های بلندمدت سازمان نیز توجه داشت.

 

 

نرم افزار BPMS سیاق

شرکت راهکار نوین سیاق، به پشتوانه‌ی بیش از 25 سال سابقه‌ی فعالیت در عرصه‌ی طراحی نرم‌افزارهای سازمانی، یک نرم افزار BPMS جامع به بازار معرفی کرده است. این سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، از استانداردهای BPMN2 و ISO 19510 پیروی می‌کند و قادر است فرایندهای خاص کسب‌وکار شما را صرف نظر از پیچیدگی‌های آن، طراحی و سفارشی‌سازی کند.

برای دریافت مشاوره و دموی نرم افزار BPMS با متخصصان ما تماس بگیرید.

شماره تماس:

021-58921

021-88109471

021-88552415