در یک سازمان تازه‌تاسیس، افراد تصور می‌کنند که انجام دستی امور به‌دلیل حجم پایین اطلاعات، انتخاب مناسب‌تری است. اما نکته اصلی اینجاست، زمانی فرا می‌رسد که سازمان شما به سطح بالاتری ارتقا پیدا کرده و دیگر روش‌های قدیمی پاسخ‌گوی نیاز کسب‌وکار نخواهند بود.

بخش دبیرخانه یکی از مهم‌ترین وظایف سازمانی را بر عهده دارد چون تبادل تمامی اطلاعات محرمانه و حیاتی سازمان از این کانال می‌گذرد. در چنین شرایطی استفاده از ابزاری مانند نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند به مدیریت و حفظ امنیت اطلاعات سازمان کمک کند.

چرا باید از اتوماسیون اداری در مدیریت دبیرخانه و بایگانی استفاده کنید؟

بهبود بهره‌وری و کارایی در بخش‌های مختلف یک کسب‌وکار به انطباق خدمات با تقاضای مشتری کمک خواهد کرد. به‌این‌ترتیب نه‌تنها می‌توانید تجربه‌ای عالی برای تمامی مشتریان رقم بزنید بلکه امکان گسترش حوزه فعالیت با صرف کمترین هزینه نیز وجود خواهد داشت.

با‌این‌حال، بسیاری از شرکت‌ها تمایلی به استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای جدید برای بهینه‌سازی فرایندهای روزمره نشان نمی‌دهند. این بی‌میلی اغلب در ترس آن‌ها از تغییر، عدم اطمینان و درک مزایای آن فناوری ریشه دارد.

اتوماسیون اداری تا آنجایی تکامل یافته که می‌تواند مفید‌ترین سیستم‌ها را به‌صورت یکپارچه با ابزارهای موجود ادغام و به خدمت کسب‌وکار درآورد. نرم‌افزار اتوماسیون اداری در مدیریت دبیرخانه و بایگانی اسناد و مدارک به کسب‌وکار کمک می‌کند تا ثبت، دریافت، نگهداری، توزیع ساختارمند نامه‌ها، مدارک، اسناد و پرونده‌های سازمان از کانالی درست و بدون کوچک‌ترین خطایی انجام شود.

هر چند که هر سازمانی ملزم به داشتن دبیرخانه نیست، اما وقتی موضوع ذخیره و بایگانی اطلاعات مهم و حیاتی به‌میان می‌آید، تنها با استفاده از یک سیستم اصولی و ساختارمند است که می‌توان از حفظ و طبقه‌بندی اطلاعات در جایی درست و امن مطمئن شد.

ساختار دبیرخانه‌ که برای سازمان‌هایی با ابعاد مختلف طراحی شده‌ می‌تواند برای دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ها استفاده شود. باتوجه‌به اینکه مدیریت اثربخش در یک سازمان به برقراری ارتباطات موثر و کارآمد سازمانی وابسته است، بنابراین هر بخش از سازمان نیازمند سیستمی است که از طریق آن بتواند نامه‌های مهم را به‌صورت مستقیم و حتی محرمانه برای یک واحد یا شخص ارسال کند. این سیستم همان نرم افزار اتوماسیون اداری است.

کاربردهای نرم‌افزار اتوماسیون در مدیریت دبیرخانه چیست؟

یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری دخالت انسان در مدیریت داده‌ها و اطلاعات را کاهش داده و خطر خطای انسانی را به حداقل می‌رساند. بنابراین بسیاری از فرایندهای حیاتی بدون بروز خطا به روند عادی ادامه می‌دهند. در چنین شرایطی نه‌تنها تمامی اطلاعات و مستندات اصولی ذخیره می‌شوند و موردی از قلم نمی‌افتد، بلکه از امنیت بالای موارد ذخیره شده نیز مطمئن خواهید شد.

یکی از اصلی‌ترین بخش‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری، بخش عملیات دبیرخانه است که در آن فرایندهایی به شرح زیر انجام می‌شود، این بخش‌ها هسته اساسی و اولیه این سیستم هستند.

• ثبت‌نامه‌ها
• ارجاع
• کارتابل پرسنل
• بایگانی

در هر کدام از بخش‌های فوق عملیاتی شامل موارد زیر انجام خواهد شد.

• اسکن مدارک، نامه‌ها و مستندات
• ورود اطلاعات
• ثبت در اندیکاتور
• توزیع
• پیگیری چرخه نامه‌ها
• تهیه پیش‌نویس
• امضا
• چاپ

با وجود قابلیت‌های فوق می‌توان گفت، کاربردهای نرم افزار اتوماسیون در مدیریت دبیرخانه در 3 وظیفه زیر خلاصه خواهد شد.

ذخیره‌سازی اطلاعات

نرم‌افزار اتوماسیون اداری، اطلاعات را ذخیره‌ می‌کند. این نرم‌افزار با دریافت هر نامه، بخش‌نامه، دستورالعمل و سندهای دیگر، آن را شماره‌گذاری و ذخیره خواهد کرد. از طرفی، از این سیستم می‌توان برای تایپ نامه‌های اداری داخلی و خارجی و حتی صورت‌الجلسه‌ها نیز استفاده کرد، به‌این‌ترتیب، دیگر نیازی به ورود دستی اطلاعات و استفاده از کاغذ نخواهد بود.

تبادل اطلاعات

از این سیستم می‌توان برای تبادل و اشتراک‌گذاری اطلاعات بین کارمندان استفاده کرد. بنابراین بدون نیاز به پیگیری هر روز از کارمندان و صرف وقت در میان بخش‌های مختلف برای دریافت نتیجه، وضعیت نامه‌ها و دستورالعمل‌های ارجاع شده به هر فرد بررسی می‌شود.

تبادل اطلاعات با نرم‌افزار اتوماسیون، محرمانگی اسناد، مدارک و اطلاعات سازمان را به‌خوبی حفظ خواهد کرد چون سند مربوطه تنها برای یک فرد ارسال شده و دیگران به آن دسترسی نخواهند داشت. چون تمامی افراد در هر بخشی از سازمان مطابق با سطح دسترسی خود می‌توانند این نامه‌ها و اسناد را در نرم‌افزار اتوماسیون ببینند.

مدیریت داده‌ها

دسته‌بندی و ذخیره اصولی اطلاعات منجر به مدیریت صحیح آنها شده و بنابراین همواره در کمترین زمان ممکن به اطلاعات موردنیاز دسترسی خواهید داشت. این قابلیت خصوصا در بایگانی نامه‌های داخلی و خارجی بسیار اهمیت دارد چون دیگر نیازی به صرف وقت برای جستجو میان زونکن‌ نامه‌ها نخواهد بود.

مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری در مدیریت دبیرخانه سازمان‌ها چیست؟

خودکارسازی کارهای دستی و تکراری، میزان خطا را کاهش داده و در وقت کارکنان صرفه‌جویی خواهد کرد. روند آسان‌تر امور روزمره و صرف زمان کمتر یکی از اصلی‌ترین عوامل در جلوگیری از فرسودگی شغلی در بخش‌هایی از سازمان است که هر روز با اموری تکراری صبح را آغاز کرده و به‌مدت 8 ساعت همان‌کار را باید با دقت بالا انجام دهند تا خطایی رخ ندهد.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری در مدیریت دبیرخانه و بایگانی، ذخیره اصولی مستندات و نامه‌ها، فرایندها را ساده‌تر از همیشه کرده و از طرفی دسترسی‌ها را مدیریت خواهد کرد. صرفه‌جویی در زمان، همچنین به‌مفهوم صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان نیز خواهد بود، زیرا کارمندان می‌توانند زمان خود را صرف وظایف دیگری کنند که ارزش افزوده بیشتری برای سازمان دارد.

در ادامه برخی از مزایای اتوماسیون اداری در واحد دبیرخانه و بایگانی نامه‌ها آمده است.

• افزایش بهره‌وری امور داخلی و خارجی شرکت،
• کاهش میزان خطای انسانی با دنبال کردن روندهای اصولی،
• به‌حداقل رساندن مصرف کاغذ در سازمان،
• بهره‌مندی از حداکثر امنیت در حفظ و نگهداری اسناد، مدارک و اطلاعات،
• دسترسی آسان و سریع به تمامی اطلاعات سازمان در هر زمان و مکانی،
• کاهش قابل‌توجه نیاز به بایگانی فیزیکی اسناد و مدارک مهم و در نتیجه کاهش خطر مفقود شدن و آسیب به آن‌ها،
• افزایش هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان،
• دسترسی یکپارچه به تمامی اطلاعات و داده‌های مورد نیاز،
• افزایش سرعت انجام امور با حذف فرایند وقت‌گیر ارسال دستی نامه‌ها، دستورات، اطلاعات و افزایش سطح محرمانگی،
• ساماندهی و نظم بخشیدن به فرایندهای اداری،
• عدم نیاز به پرینت و ارسال دستی نامه‌ها، اسناد و مدارک مهم به واحدهای مختلف سازمان،
• امکان دریافت گزارشی جامع از اطلاعات و داده‌های ذخیره شده.

نرم‌افزار اتوماسیون همکاران سیستم برای مدیریت بهینه دبیرخانه

ضرورت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون برای بخش دبیرخانه و بایگانی با بررسی قابلیت‌ها و کاربردهای آن مشخص شد اما نکته اصلی، برخی از ویژگی‌های منحصربه‌فرد نرم‌افزارهای اتوماسیون مختلف است. اتوماسیون اداری راهکاران سیستم با سایر سیستم‌های سازمان از جمله انبار، مالی و حسابداری، انبار و تدارکات، منابع انسانی، بهای تمام شده و .... یکپارچه است.

از مهم‌ترین مزایای این راهکار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برقراری ارتباطات سریع و چابک درون سازمان و کاهش زمان پاسخگویی به مکاتبات و نامه‌ها
• افزایش بهره‌وری نیروی کار از طریق خودکارسازی برخی فرایندها
• بازیابی و پیدا کردن مکاتبات سازمانی از طریق جستجو سریع همراه با زنجیره ارتباط آنها
• سماندهی مستندات و کنترل دسترسی به آنها در زمان مناسب و با کمترین هزینه
• امکان استفاده در بستر موبایل و طراحی کاربرپسند
• ارائه بر بستر وب و دسترسی از هر زمان و مکان