سازمانها و شرکتها همواره در حال یافتن راهی برای افزایش بهره وری و پیشی گرفتن از رقبا هستند. با توجه به اینکه امروزه تمامی سازمانها به سمت تخصصی تر شدن حرکت میکنند، دانش به یک متغیر رشد و پیشرفت تبدیل شده است. جوامع علمی و تجاری پس از تحقیقات بسیار به این نتیجه رسیده اند که دانش به سازمانها قدرتی می دهد که باعث موفقیت در عرصه های رقابتی می شود. به همین دلیل از سال 1990 ، دانش و مدیریت دانش به موضوعی مهم و حیاتی در سازمان ها تبدیل شده است. در این مسیر مدیران با چالش هایی روبرو هستند که عمدتا به دلیل نبود مدیریت صحیح دانش در سازمان ها رخ می دهد.

در ادامه این چالش ها را بررسی می کنیم و خواهیم گفت مدیریت دانش چیست و ضرورت آن در سازمانها خصوصی و دولتی چیست.

در سازمانهای دولتی و خصوصی، در مسیر حرکت به سمت اهداف سازمان با چالش هایی برخورد می کنند که باعث: مشکلات متعدد و موانع رسیدن به موفقیت است.

1. در هر سازمان کارکنان ویژه ای هستند که بخش مهمی از تخصص، تجربه و مهارت سازمان را در ذهن خود دارند. اگر این کارکنان سازمان را ترک کنند تمام این اطلاعات و دانش را با خود از سازمان خارج خواهند کرد و تقریبا سازمان فلج خواهد شد. در کتاب critical knowledge transfer نتیجه یک نظرسنجی را نشان می دهد که هزینه های مربوط به از دست دادن دانش یک نیروی کلیدی می تواند از 300،000 دلار تا 1،000،000 برسد. و در برخی موارد این عدد غیر قابل اندازه گیری است.
2. زمانی که یک کارمند جدید وارد سازمان می شود، هزینه بسیار زیادی صرف آموزش آن می شود. همچنین زمان زیادی از دست می رود تا عضو جدید بتواند وارد خط اصلی کار شود.
3. 35 درصد تخصص و مهارتی که در سال 2020 برای کارمندان لازم است قدیمی شده اند. اگر شما دانش و مهارت های کارمندان خود را به روز نکنید باید بدانید که مرور از بازار رقابت کنار گذاشته می شوید. همچنین کارکنان با نداشتن مهارت کافی از پس کارها بر نمی آیند و با دلسردی که به وجود می آید، نرخ خروج کارکنان افزایش می یابد.
4. سازمان ها برای آنکه بتوانند نوآور باشند در تلاشند تا تیم های نوآوری تشکیل دهند. خلاقیت و نوآوری یکی از مولفه های اصلی موفقیت هستند. با افزایش تعداد و نوع نیاز مردم، سازمانها به کمک خلاقیت می توانند نیازها را پاسخ دهند.
5. نگه داشتن اطلاعات مهم همیشه چالش ساز است. برخی از تیم ها اطلاعات را برای خودشان نگه می دارند. برخی از کارکنان تجربه و تخصصی که کسب کرده اند را با کسی به اشتراک نمی گذارد. این موضوع باعث مشکلات زیادی در سازمان می شود.
6. بسیاری از مشکلات در سازمان تکراری هستند و راه حل آن نیز توسط فرد دیگری پیدا شده است، اما بقیه کارمندان پاسخ را نمیدانند. بنا بر گزارشInternational Data Corporation (IDC) ، پانصد شرکت برتر دنیا سالانه 31.5 میلیارد دلار بدلیل ناتوانی در به اشتراک گذاری صحیح اطلاعات و دانش سازمان ضرر میکنند.

به بیان ساده می توان گفت مدیریت دانش فعالیتی است تا اطلاعات و دانش موجود در سازمان را حفظ، طبقه بندی، اشتراک گذاری، به کارگیری و در نهایت ارزیابی میکند. دانش ضمنی و آشکاری که در سازمان به صورت پراکنده وجود دارد تمامی اطلاعات هویتی سازمان هستند. مدیریت دانش از طریق روشهای متعدد دانش ضمنی که در ذهن کارکنان هست را بایگانی می کند و از آن محافظت می کند. نتیجه تحقیق به ما نشان می دهد که یک کارمند در سال حدود 26 روز کاری را صرف جستجوی اطلاعاتی می کند که قبلا توسط همکار دیگری جمع آوری شده است. به همین دلیل مدیریت دانش اطلاعات ملموسی که قابل دسترسی است را دسته بندی می کند تا در دسترس همه باشد.

"مدیریت دانش مختص سازمانها نیست بلکه تمامی کسب و کار ها برای موفقیت باید از آن استفاده کنند."

ضرورت مدیریت دانش در سازمان های خصوصی و دولتی

همانطور که در بالا بیان شد بسیاری از چالش هایی که مدیران در سازمان ها با آنها روبرو هستند به دلیل عدم مدیریت دانش در سازمان است. از طرفی دانش یک موتور محرک پیشرفت است و مدیریت دانش در سازمان ها به یک مزیت رقابتی تبدیل شده است. در صورت عدم توجه به این موضوع مهم سازمان در رکود خواهد ماند و با گذشت زمان از میدان رقابت کنار میرود. اگر مدیران از منابع اطلاعاتی و دانش جاری در سازمان مراقبت نکنند گنجینه حیاتی خود را از دست خواهند داد.

همانطور که آمار و تحقیقات در بالا نشان می دهد بخش بزرگی از منابع مالی به دلیل از دست رفتن دانش، هدر می رود. این موضع نشان دهنده عدم بقای سازمان خواهد بود.

سازمانهای دولتی جهت عملکرد مطلوب و جلب رضایت مردم، همواره باید دانش موجود را مدیریت کنند تا بتوانند فرایند های درونی را اثربخش تر کنند.از طرفی با بالا رفتن تجربه یک کارمند، توقع آن نیز از سازمان بالا می رود، بسیار مهم است پیش از به وجود آمدن این مشکل، مدیریت دانش را پیاده سازی کنیم. همچنین کارمندان پس از بازنشتگی تمامی تجربیات چند ساله خود را از سازمان خارج می کنند. سازمانهای دولتی باید به کمک مدیریت دانش قبل از رفتن کارمندان تجربیاتشان را به کارمندان دیگر منتقل کنند. از طرفی دیگر مدیریت دانش به تصمیم گیری ها سرعت می دهد که این امر در اجرای مصوبات دولتی بسیار حائز اهمیت است.

سازمانهای خصوصی همیشه برای آنکه در عرصه بازار دیده شودند و طول عمر زیادی در این بازار داشته باشند ملزم به پیاده سازی مدیریت دانش هستند. به کمک مدیریت دانش مدیران با چالش هایی که بیان شد، روبرو نخواهند شد. همچنین باعث رضایت مشتریان، تداوم کسب و کار و نوآوری خواهد شد.

از دیگر دستاورد های مدیریت دانش می توان به افزایش مشارکت کارکنان، توزیع منصفانه دانش در سطح سازمان، افزایش توانمندی های سازمان و افزایش انگیزه و خلاقیت در سازمان اشاره کرد.

نرم افزار مدیریت دانش

نرم افزار مدیریت دانش یکی ار بهترین راه ها برای پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان است. نرم افزار مدیریت دانش با امکاناتی که در اختیاز سازمان می گذارد، کمک میکند به صورت اصولی و بر اساس استاندار 30401:2018 ISO دانش در سازمان را ثبت، دسته بندی کرد و به اشتراگ گذاشت. با بکارگیری دانش و ارزیابی بهبود مستمر در سازمان عملی خواهد کرد.

گروه نرم افزاری داتیس پس از تحقیق و مطالعه دقیق، نرم افزار مدیریت دانش را متناسب با استاندار ایزو، همراه با هوش مصنوعی و گیمیفیکیشن طراحی و پیاده سازی کرده است. این نرم افزار مدل های معروف جهانی مانند: سون، بک من، هیسینگ و از همه مهم تر مدل پایه های سنگ بنای ساختمان مدیریت دانش را پوشش می دهد.