میراث مکتوب و اسناد ملی هر کشور، تاریخچه‌ای طولانی و گاه چندهزار ساله است که سیر تمدنی، حکومت‌ها، فرازها و نشیب‌های آن کشور را در خود دارد. همچنین رویدادهای تاریخی آن جامعه در اسناد بر جای مانده از گذشتگان قابل بررسی و شناسایی است.

«سند» در تعریف سازمان اسناد ملی ایران

اسناد ملی در واقع دارایی منحصر به فرد یک ملت است که همه نسل‌ها موظف به نگهداری از آن هستند و اگر این اسناد نباشد، شناخت آداب و رسوم و همچنین دغدغه‌ها، چالش‌ها، فرهنگ و تاریخ آنان تقریبا غیرممکن است یا دست کم دقیق نیست. سند بر پایه تعریف سازمان اسناد ملی ایران بدین شرح است: تمامی اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و دیگر اسنادی که در دستگاه دولتی تهیه و به صورت مداوم در تصرف دولت است و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.

سابقه نگهداری از اسناد در ایران به دوران هخامنشیان می‌رسد. در دوره قاجاریه از زمان فتحعلی‌شاه، اسناد و مکاتبات و متن فرمان‌ها در دربار نگهداری می‌شد و آرشیو جز اداره بیوتات به‌شمار می‌رفت. ۱۹ اردیبهشت همزمان با روز بزرگداشت شیخ کلینی در سالنمای ایران «روز اسناد ملی» نام‌گذاری شده اما در نامه‌ای از سوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی و برخی از رسانه‌ها ۱۷ اردیبهشت روز اسناد ملی نامیده است. روز روزی که قرار است در آن اهمیت حفظ اسناد به مردم و مسئولان یادآوری شود. ۱۹ اردیبهشت به پیشنهاد مرکز پژوهشی میراث مکتوب و با تصویب شورای فرهنگ عمومی به عنوان روز اسناد ملی و میراث مکتوب انتخاب شد.

تاریخچه روز اسناد ملی

دی ماه ۱۳۸۹ همزمان با سالروز تأسیس میراث مکتوب، پیشنهاد نام‌گذاری روزی به نام «اسناد ملی» از سوی مرکز پژوهشی میراث مکتوب مطرح و برای ثبت این روز در تقویم کشور نامه‌نگاری‌ها و پیگیری‌ها آغاز شد. پس از موافقت اولیه شورای فرهنگ عمومی با ثبت این روز در تقویم، از میراث مکتوب خواسته شد تا روزهای پیشنهادی خود را به آن شورا اعلام کند. با توجه به اینکه تاریخ‌های پیشنهادی باید بیشترین سنخیت را با این روز داشته باشند، پس از رایزنی با استادان، همکاران و پژوهشگران حوزه تصحیح متون و نسخ خطی، سه مناسبت اعلام شد.

*  نخست زادروز آقابزرگ تهرانی کتابشناس و صاحب «الذریعه» (۱۸ فروردین)

*  دوم زادروز ابوریحان بیرونی، ریاضیدان و تاریخ نگار (۱۴ شهریور)

*  سوم زادروز استاد ایرج افشار (۱۶ مهر) ایران شناس و پدر کتابشناسی نوین ایران

* اما در نهایت شورای فرهنگ عمومی کشور، روز ۱۹ اردیبهشت، زادروز شیخ کلینی را به عنوان «روز اسناد ملی و میراث مکتوب» در تقویم به تصویب رساند.

اسناد ملی چیست؟

اسناد ملی و میراث مکتوب مجموعه‌ای از اندیشه‌ها، ارزش‌ها، فرهنگ و تغییر و تحولات ملت‌ها هستند که بخش بزرگی از گذشته را بازگو می‌کنند. هر یک از آثار مکتوب، سند اندیشه و خط مشی و سیر تحولات گذشتگان در بستر شرایط اقتصادی، فرهنگی و سیاسی آن کشور است که به آیندگان واگذار می‌شود و پشتوانه اصالت تاریخ و بالندگی ملی است.

تاریخچه آرشیو در ایران

رسم نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارک دولتی در ایران از دیرباز رایج بوده است. در دوران هخامنشیان هسته مرکزی و زیربنای تشکیلات اداری امپراطوری را بایگانی سلطنتی تشکیل می‌داد. در حقیقت مغز متفکر سازمان اداری، رئیس بایگانی سلطنتی بود که فرمان‌های شاه را به زیردستان ابلاغ می‌کرد؛ وی مسئول ضبط و ربط مکاتبات حکومتی، فرمان‌ها و دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم روز بود. پس از فتح ایلام، ایرانیان با لوحه‌های گلی آشنا شدند و از کاربرد آن در امور تجاری و اداری اطلاع یافتند. در دوران پس از اسلام نیز باتوجه به تأکید فراوان آموزه‌های اسلامی روی فرهنگ کتابت، حجم اسناد مکتوب و به‌طبع نیاز به سازماندهی و نگهداری آنها را افزایش داد. همچنین اهتمام مسلمانان در امر کتابت و پاسداری از قرآن شریف خود نقش بسزایی در سیر رو به جلوی این فرآیند، ایفا کرده است. از زمان ناصرالدین‌شاه، علاوه بر بخش نگهداری اسناد دربار، اسناد سیاسی در وزارت امورخارجه و اسناد مالی در دستگاه میرزا یوسف‌خان مستوفی‌الممالک گردآوری می‌شد، اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد و نوشته‌ها وجود نداشت.  سرانجام در سال ۱۲۷۸ خورشیدی وزارت‌خارجه به پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را مرتب کرد. پس از انقلاب مشروطه و طی سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی اقدام‌هایی برای به کار بردن روش‌های نوین بایگانی با استفاده از دانش و تجارت هیات‌های فرانسوی و بلژیکی انجام گرفت. سرانجام در اردیبهشت ۱۳۰۹ تاسیس مرکزی برای حفظ اسناد دولتی در جلسه هیات‌وزیران به تصویب رسید و سرانجام در سال ۱۳۴۵ لایحه تاسیس «سازمان اسناد ملی ایران» به هیات‌دولت ارائه شد.  سرانجام هیات دولت این لایحه را در چهارم شهریور ۱۳۴۷ هجری خورشیدی به مجلس شورای ملی تقدیم کرد و در نهایت مجلس شورای ملی در اردیبهشت ۱۳۴۹ هجری خورشیدی، قانون تشکیل سازمان اسناد ملی ایران به تصویب نهایی رساند.

بر پایه ماده چهارم قانون تشکیل سازمان اسناد ملی ایران، در این شورا وزیر امور خارجه، وزیر فرهنگ و آموزش عالی، دادستان کل کشور، دبیرکل سازمان امور اداری و استخدامی کشور، دادستان دیوان محاسبات و ۲ نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران عضویت دارند که این ۲ فرد به پیشنهاد وزیر فرهنگ و آموزش عالی و تصویب هیات وزیران برای مدت سه سال انتخاب می‌شوند و انتخاب دوباره آنها مانعی ندارد. در جلسه هفدهم اردیبهشت ۱۳۴۹ مجلس شورای‌ملی قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران را به تصویب رساند و برای اجرا به دولت ابلاغ کرد.

روز اسناد و میراث مکتوب در جهان

در تقویم جهانی، ۱۹ ژوئن (۲۹ خرداد) روز جهانی آرشیو است که نشان از اهمیت اسناد و میراث مکتوب دارد. این موضوع بیانگر آن است که همه کشورها به میراث مکتوب خود اهمیت می‌دهند. اکنون بیشتر کشورها در تلاشند تا آرشیوهای ملی و میراث مکتوب خود را به عنوان سند هویت خود تقویت کنند. سازمان اسناد ملی ایران نیز یکی از اعضای شورای جهانی آرشیو (ICA ) است. این شورا برنامه‌ها و خط مشی‌های اعضا را در سراسر دنیا تعیین می‌کند تا امکان استفاده اعضا از تجربیات یکدیگر فراهم شود.