روابط عمومی، نوک پیکان سازمان
زمان مهدی‌زاده ـ کارشناس روابط‌عمومی در اکوسیستم دانش‌بنیان
از آنجایی که بخش روابط عمومی در یک سازمان یا نهاد، نوک پیکان آن به شمار می رود، هر اطلاعات مربوط به سازمان توسط این بخش می تواند به دست مشتریان، همکاران و رقبای آن سازمان یا نهاد برسد که این امر کمک زیادی به پیشرفت اهداف سازمان می کند. حال این هدف در صورتی ممکن است که روابط عمومی آگاه باشد و بداند که چگونه باید اخبار سازمان متبوعش را اصلاح و تولید کند و پرورش دهد. بخش روابط عمومی در سازمان ها یک رویکرد درون سازمانی هم دارند. این رویکرد مربوط به ترویج اهداف سازمان ها می شود. در واقع، اهداف و ارزش های سازمان ها با کمک بخش روابط عمومی می تواند در قالب فرهنگ برای کارکنان نمایان یا فرهنگ سازی شود و به بخش های دیگر سازمان رسوخ پیدا کند، اگرچه در این مسیر، بخش نیروی انسانی هم می تواند موثر باشد، اما مولفه های مربوط به فرهنگ سازی در اختیار روابط عمومی است. مهم ترین مولفه ای که روابط عمومی باید در ترویج کسب وکار نهاد مربوطه در نظر بگیرد، دروازه بانی خبر است. مدیران روابط عمومی و اعضای این بخش باید بدانند که کدام خبر را درون یا بیرون سازمان نشر بدهند یا از انتشار آن جلوگیری کنند، همچنین باید بدانند اخباری که درباره فعالیت های سازمان در بیرون از آن منتشر می شود، چگونه شفاف سازی کند. در عصر حاضر، رسانه ها از درجه پویایی بالایی برخوردار هستند، به همین دلیل بسان ۲ دهه گذشته دسترسی به خبر دشوار نیست. امروزه هر فردی خود یک رسانه است که می تواند با پلتفرم های موجود به اطلاع رسانی بپردازد.باتوجه به گزاره پیش، جایگاه روابط عمومی در مسیر شفاف سازی اطلاعات ورودی و خروجی سازمان ها از درجه اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که در شرایط فعلی مولفه ای به نام اطلاعات و خبر محدودشده وجود ندارد و تمامی آن در اختیار همه افراد جامعه قرار می گیرد؛ بنابراین این وظیفه روابط عمومی است که باید شفاف سازی کند و اهمیت زیادی دارد که مدیر یک روابط عمومی در جریان تمامی اطلاعات و اخبار آن سازمان قرار بگیرد. در حقیقت، او باید بداند که به طوردقیق چه اتفاقی در سازمان در حال وقوع است و اشراف کافی داشته باشد. به عبارت دیگر، مدیر یک روابط عمومی باید یکی از افرادی باشد که به مدیرعامل نهادی که در آن فعالیت می کند، نزدیک است تا از تمامی محتوای اتفاقاتی که مدیرعامل نسبت به آن اشراف دارد، آگاهی کسب کند، تا در مواقع لزوم بتواند تصمیم آگاهانه ای بگیرد. مدیران روابط عمومی باید منبع دقیق اطلاعات را در نظر بگیرند و بی واسطه آن را کسب کنند؛ اینکه از منبع دیگری جویا شوند، باعث می شود از سرعت اخبار جا بمانند.
فرهنگ سازی و برندسازی یکی از اصلی ترین وظایف روابط عمومی در کسب وکارهای نو است، نه تنها در کشور ما بلکه در تمام دنیا فعالیت روابط عمومی اهمیت زیادی دارد. به اعتقاد من، بازار فروش شبیه یک جبهه و نیروهای بازاریابی، سربازان آن به شمار می روند، این دو در رقابت و تلاش زیادی هستند که بتوانند محصول خود را بفروشند؛ حال در اینجا نیروهای روابط عمومی با عنوان یک پشتیبان مهمات که همان اطلاعات دقیق باشد، به سربازان کمک رسانی می کنند. این فرآیند همان فرهنگ سازی و برندسازی است. بنابراین، برای اینکه این فرآیند به درستی صورت بگیرد و نیروهای بازاریابی و فروش یک سازمان مسیر هموارتری در برقراری ارتباط با عناصر بازار فروش پیش رو داشته باشند، باید با بخش روابط عمومی سازمان تعاملات سازنده برقرار و به توسعه محصولات آن سازمان کمک کنند.روابط عمومی ها نقش و جایگاه بسیار مهمی در توسعه شرکت های نوآور و نوپا دارند. همان گونه که اشاره شد، برندسازی برای این شرکت ها اهمیت زیادی دارد. بسیاری معتقدند تا زمانی که یک شرکت به جایگاه و توانمندی بالای مالی نرسیده باشد، نیازی به فعال کردن بخش روابط عمومی نیست، در حالی که چنین اعتقادی اشتباه است، چرا که برای شناخت کافی مشتریان، باید تولید محتوای مناسبی توسط روابط عمومی انجام شود. همچنین، در این مرحله اطلاع رسانی از نوع فعالیت یک امر اجباری است و مشتری ها باید از بدو ورود محصول به بازار به شناخت کافی برسند. تعامل با رقبا هم در وظایف نیروی روابط عمومی است و در برخی شرکت ها به دلیل نداشتن نیروی روابط عمومی نیروهای بخش پژوهش این وظایف را برعهده می گیرند. برخی صاحبان شرکت های نوپا تصور می کنند که نیازی به حضور نیروی روابط عمومی نیست و باید زمانی این بخش در شرکت شان تاسیس شود که تا حد زیادی به پیشرفت و توسعه رسیده باشند، در صورتی که نیروی روابط عمومی نه تنها در حوزه اطلاع رسانی فعالیت می کند، بلکه در زمینه برندینگ محصول هم می تواند تاثیر جدی بگذارد.
