در این شرایط، فناوری VoIP (Voice over Internet Protocol) یا همان تلفن اینترنتی، به‌عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای تسهیل ارتباطات در فضای کاری جدید مطرح شده است. این فناوری با حذف وابستگی به خطوط مخابراتی سنتی، امکان برقراری تماس‌های صوتی در بستر اینترنت را فراهم می‌سازد و در نتیجه، به سازمان‌ها کمک می‌نماید تا انسجام ارتباطی خود را در میان تیم‌های پراکنده حفظ کنند.

VoIP فقط یک جایگزین مدرن برای تلفن سنتی نخواهد بود، بلکه بستری منعطف، مقرون ‌به ‌صرفه و مقیاس‌پذیر برای مدیریت ارتباطات در دوران پس از کرونا و عصر کار ترکیبی محسوب می‌شود. این مقاله به بررسی نقش کلیدی تلفن سازمانی در موفقیت مدل‌های کاری ترکیبی پرداخته و نشان می‌دهد چگونه این فناوری می‌تواند آینده ارتباطات سازمانی را بازتعریف کند.

 

تلفن اینترنتی VoIP چیست و چرا مهم است؟

VoIP یا Voice over IP به فناوری‌ای گفته می‌شود که امکان برقراری تماس‌های صوتی از طریق اینترنت را فراهم می‌کند. تلفن‌های سنتی یا سانترال پاناسونیک همگی برای برقراری ارتباطات نیاز به زیر ساخت دارند. برخلاف تلفن‌های سنتی که وابسته به خطوط مخابراتی فیزیکی هستند، VoIP از بستر اینترنت برای انتقال صدا استفاده می‌کند. همین موضوع باعث شده تا این فناوری مزایای متعددی نسبت به روش‌های سنتی داشته باشد؛ از جمله:

• کاهش هزینه‌ها: تماس‌های بین‌المللی یا شهری با تلفن اینترنتی به دلیل اینکه بر بستر اینترنت است، به‌مراتب ارزان‌تر و با کیفیت‌تر از تلفن سنتی خواهد بود.
• قابلیت استفاده در هر مکان: کارمندان تنها با دسترسی به اینترنت می‌توانند از هر نقطه‌ای با هر دستگاهی که قابلیت اتصال به شبکه را داشته باشد، تماس برقرار نمایند.
• انعطاف‌پذیری در مقیاس‌پذیری: افزودن یا حذف کاربران بدون نیاز به سیم‌کشی جدید یا خرید تجهیزات گران‌قیمت به صورت کلی در پنل مدیریتی شما می‌توانید هر تعدادی که می‌خواهید شماره داخلی اضافه نمایید.
• امکان یکپارچه‌سازی با ابزارهای دیگر: به دلیل اینکه تلفن ابری بر بستر اینترنت است، محدودیت‌های کمتری نسبت به تلفن سنتی دارد. مدیران می‌توانند با اتصال تلفن ابری به نرم افزارهایی مانند  CRM، Helpdesk، نرم‌افزارهای مدیریتی و حتی هوش مصنوعی عملکرد خود را در بخش فروش و پشتیبانی تقویت نمایند.

چالش‌های ارتباطی در مدل‌های کاری ترکیبی

در مدل‌های کاری ترکیبی، بخشی از نیروی کار در محل شرکت حضور دارد و بخشی دیگر به‌صورت دورکار فعالیت می‌کند. این تقسیم جغرافیایی، در ظاهر ساده به نظر می‌رسد، اما در عمل چالش‌های ارتباطی بسیاری را به همراه دارد:

1) عدم دسترسی به تلفن سازمانی در خانه یا سفر

2) نبود یکپارچگی در تماس‌ها و ثبت اطلاعات مشتریان

3) مشکلات در هماهنگی بین تیم‌ها

4) افزایش احتمال بروز خطاهای انسانی در انتقال اطلاعات

در چنین فضایی، سازمان‌ها به راهکاری نیاز دارند که بتواند بدون وابستگی به مکان یا دستگاه، ارتباطی یکپارچه، ایمن و پایدار را ایجاد نماید.

 

 

تلفن اینترنتی VoIP؛ یک راهکار هوشمند برای دنیای ترکیبی

تلفن اینترنتی دقیقاً همان حلقه گمشده‌ای است که مدل‌های کاری ترکیبی به آن نیاز دارند. با استفاده از VoIP، سازمان‌ها این قابلیت را دارند که یک سیستم تلفنی ابری (Cloud PBX) راه‌اندازی نمایند که از طریق آن، تمامی تماس‌ها از هر نقطه‌ای و با هر دستگاهی قابل دسترسی و مدیریت خواهد بود.

ویژگی‌هایی که VoIP را برای مدل کاری ترکیبی ایده‌آل می‌کند:

• دسترسی از هر مکان: فقط با یک اپلیکیشن موبایل یا مرورگر، کارمند به خط تلفن سازمانی متصل می‌شود.
• مدیریت مرکزی تماس‌ها: همه تماس‌ها (حتی تماس‌های در حال انجام از خانه) از طریق پنل مدیریتی قابل پیگیری و بررسی هستند.
• امکان پاسخ‌گویی چندنفره: تماس‌های ورودی می‌توانند به چند کاربر منتقل شوند تا از دست رفتن آن‌ها جلوگیری شود.
• پشتیبانی از صف تماس و منوی صوتی(IVR) : حفظ ساختار سازمانی تماس‌ها بدون وابستگی به موقعیت فیزیکی پرسنل.

امنیت، مهم‌ترین نگرانی در ارتباطات اینترنتی

وقتی حرف از انتقال صدا از طریق اینترنت زده می‌شود، اولین نگرانی معمولاً امنیت داده‌های صحبتی شما است. خوشبختانه، سیستم‌های مدرن VoIP با بهره‌گیری از فناوری‌های رمزنگاری مانند TLS و SRTP، احراز هویت دو مرحله‌ای و فایروال‌های هوشمند، امنیت ارتباطات را تا سطح بالایی تضمین می‌نماید.

علاوه بر این، سازمان‌ها می‌توانند لاگ تماس‌ها را نگهداری کنند، تماس‌ها را ضبط و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کنند. بنابراین VoIP  نه‌تنها ابزاری کارآمد بلکه امن نیز محسوب خواهد شد.

نقش هوش مصنوعی در آینده VoIP

یکی از جذاب‌ترین ترندهای اخیر در دنیای VoIP، ترکیب آن با هوش مصنوعی است. این ترکیب، امکاناتی فراتر از صرفاً برقراری تماس فراهم خواهد آورد:

• تحلیل خودکار مکالمات برای استخراج نیاز مشتری
• پاسخ‌گویی خودکار و هوشمند با استفاده از  Voicebot
• تشخیص احساسات مخاطب در مکالمات برای بهبود کیفیت خدمات
• گزارش‌گیری پیشرفته از عملکرد تیم فروش یا پشتیبانی

در مدل کاری ترکیبی، چنین ابزارهایی کمک می‌کنند تا کیفیت خدمات صرف‌نظر از محل فیزیکی کارمندان، در سطح بالایی باقی بماند.

نتیجه‌گیری: آینده ارتباطات سازمانی با VoIP ترسیم می‌شود

در دورانی که محل کار دیگر یک ساختمان مشخص نیست و مرزهای کاری روز‌به‌روز انعطاف‌پذیرتر می‌شوند، استفاده از فناوری‌هایی که قابلیت سازگاری با این شرایط را دارند ضروری است. VoIP، با قدرت، انعطاف و امکاناتی که ارائه می‌دهد، به یک ستون فقرات ارتباطی برای سازمان‌های آینده‌نگر تبدیل شده است.

برای هر شرکتی که به دنبال افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و حفظ انسجام تیمی در شرایط کاری ترکیبی است، تلفن اینترنتی نه‌تنها یک انتخاب هوشمندانه، بلکه یک ضرورت محسوب می‌شود.

نکسفون چیست:

نکسفون، تلفن اینترنتی (تلفن تحت شبکه) ویژه استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است. این سرویس، هیچ نیازی به سرور و تجهیزات خاصی ندارد و به راحتی و تنها از طریق اینترنت و با استفاده از دستگاه تلفن،‌ پنل وب و یا اپلیکیشن موبایل امکان برقراری و دریافت تماس را برای سازمان‌ها از هر نقطه‌ای از کشور فراهم می‌آورد.

قیمت تلفن اینترنتی نکسفون تا ۶۰٪ کمتر از سایر روش‌های ارتباطی است. همچنین با نکسفون، هر سازمانی و با هر بودجه‌ای می‌تواند سرشماره دلخواه (خط ثابت تهران و کشوری) خود را انتخاب نمایید و از امکانات متعدد نکسفون نظیر تلفن گویا، صف تماس، انتقال تماس، فکس اینترنتی و … بهره‌مند شوید.