راهنمای تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت سهامی خاص

تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت سهامی خاص زمانی انجام می شود که بر اساس قوانین و مقررات خاصی مدت مدیریت و بازرسی تعیین شده این اعضا پایان یافته باشد. تمدید هیات مدیره و بازرسین شرکت سهامی خاص نیازمند تنظیم صورتجلسه است. صورتجلسه تمدید بازرسین و اعضای هیئت مدیره باید در دو نسخه آماده شود و تمامی اعضا آن را امضا کنند.

البته باید بدانید هر فردی را نمی توان به عنوان اعضای هیات مدیره و بازرس معرفی کرد و این افراد باید شرایط خاصی را دارا باشند. بنابراین قبل از اینکه بخواهید نسبت به تمدید بازرسین و هیئت مدیره اقدام کنید باید در این خصوص اطلاعات کافی داشته باشید. ما در ادامه این اطلاعات را در اختیار شما قرار می دهیم.

منظور از تمدید شرکت سهامی خاص چیست؟

تمدید شرکت سهامی خاص یکی از اصطلاحات رایجی است که ممکن است شما هم در مورد آن موضوعاتی را شنیده باشید. برای آشنایی با این مبحث باید گفت که در شرکت سهامی خاص حداقل 5 نفر به عنوان اعضای تشکیل دهنده انتخاب شوند که از این تعداد 3 نفر اعضای هیئت مدیره و سهامدار هستند و دو نفر نیز به عنوان بازرس انتخاب می شوند.

مدت اعتبار اعضای هیات مدیره 2 سال شمسی و بازرسین نیز 1 سال مالی است. آن ها پس از اتمام دوره باید نسبت به تمدید مدت اعتبار خود اقدام کنند یا اینکه فرد دیگری را جایگزین نمایند. اگر آن ها می خواهند همچنان در سمت خود باقی بمانند باید نسبت به تمدید روزنامه رسمی نیز اقدام کنند.

بر این اساس می توان گفت که تمدید شرکت سهامی خاص در واقع بدین معناست که بازرسین و اعضای هیئت مدیره شرکت مذکور باید مدت اعتبار فعالیت خود را تمدید نمایند. توجه داشته باشید که برای تغییر بازرسین و اعضای هیئت مدیره شرکت سهامی خاص هیچ اجباری وجود ندارد و اعضا می توانند تا هر زمان که بخواهند به فعالیت خود ادامه دهند.

نکته: برای تمدید یا تغییر اعضای هیئت مدیره و بازرسین می توانید قبل از پایان یافتن مدت اعتبار قانونی اقدام نمایید.

معرفی اعضای هیئت مدیره

همه ما می دانیم که در هر سازمان و شرکتی هیئت مدیره به عنوان بالاترین رکن اجرایی آن شرکت و سازمان شناخته می شود. هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص می تواند تصمیمات مهم شرکت را گرفته و آن ها را اجرایی کند. این افراد بر اساس اساسنامه های رسمی شرکت مشخص می شوند.  آن ها اختیارات خاصی دارند که می توانند برای سهامداران و شرکت تصمیم گیری نمایند.

تعداد اعضای هیئت مدیره همانطور که بیان کردیم حداقل 3 نفر است که سمت آن ها دو سال اعتبار دارد و پس از اتمام این دوره باید نسبت به تمدید اعضا هیئت مدیره شرکت سهامی خاص اقدام کنند. برای تمدید هیئت مدیره یک قانون مهم وجود دارد و آن هم صورتجلسه تمدید اعضای هیات مدیره است و صورتجلسه تمدید هیئت مدیره را باید تمامی اعضا امضا کنند.

نحوه تمدید اعضا هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص

نحوه تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص بدین صورت است که شما باید ابتدا درخواست خود را در سامانه ثبت شرکتها ثبت کنید. در این سامانه برای ثبت درخواست شما نیاز به ارائه برخی مدارک است. با ارائه این مدارک درخواست شما ثبت خواهد شد. از جمله مدارک تمدید هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص می توان به موارد زیر اشاره کرد.

• مدارک شناسایی و هویتی اعضای هیات مدیره
• شماره همراه به نام اعضا و بازرسین
• صورتجلسه تمدید اعضای هیئت مدیره
• تمامی مدارک مربوط به ثبت شرکت
• مدارک سوء پیشینه اعضا (در صورت لزوم)
• ارائه لیست سهامداران

پس از ارائه مدارک به اداره مربوطه، کارشناسان مدارک را مورد بررسی قرار داده و در صورت نبود نقص در مدارک درخواست شما ثبت خواهد شد و تغییرات انجام می شود.

نحوه تمدید بازرسین در شرکت سهامی خاص

بازرسین شرکت سهامی خاص در واقع نمایندگان قانونی شرکت هستند که وظیفه آن ها نظارت بر فعالیت مدیران است. در شرکت های سهامی خاص باید 2 بازرس وجود داشته باشد که اختیارات و وظایف آن ها بر اساس آیین نامه ها تعیین می شود. تمدید این افراد نیز باید بر اساس قواعد انجام گیرد. در واقع نحوه تمدید بازرسین نیز مانند اعضای هیئت مدیره است. بازرسین در شرکت های سهامی خاص یا اشخاص حقیقی و یا موسسات حسابرسی به عنوان اشخاص حقوقی انتخاب می شوند.

عدم تمدید اعضا هیات مدیره و بازرسین

همانگونه که تا این بخش متوجه شدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین در مدت زمان مشخصی می توانند در سمت خود فعالیت کنند. حال اگر مدت اعتبار آن ها تمام شود و یا به هر دلیلی بخواهند برای خود یک جایگزین قرار دهند و فرایند تمدید به تعویق افتد، تا زمانی که اعضای جدید معرفی نشده اند، اعضای قدیمی همچنان مسئولیت خواهند داشت.

بنابراین پایان یافتن مدت اعتبار اعضا به معنی سلب مسئولیت آن ها نیست. با این وجود بهتر است قبل از پایان مدت اعتبار برای تمدید آن اقدام کنید، در غیر اینصورت برای انجام امور مالی و بانکی شرکت، عقد قراردادها و شرکت در مناقصات و مزایده ها با مشکلات مختلفی روبرو خواهید شد.

هزینه های مربوط به تمدید اعضا و بازرسین

هزینه تمدید اعضا و بازرسین چقدر است؟ این یکی از مهم ترین سوالاتیست که ممکن است صاحبین کسب و کارها با آن مواجه شوند و برای آن ها بسیار حائز اهمیت است. تمدید اعضا شرکت نیز یکی از امور ثبتی است که برای انجام آن باید هزینه هایی را پرداخت کنید. با توجه به اینکه در مراحل مختلف انجام این تغییرات نیاز به پرداخت هزینه است، نمی توان به طور کلی یک هزینه مشخص را برای انجام این تغییرات بیان کرد.

هزینه تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین شرکت سهامی خاص بر اساس فاکتورهای مختلفی تعیین می شود که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد.

• هزینه های مربوط به اداره
• هزینه پرداختی به شرکت های خدماتی
• هزینه های آگهی روزنامه
• هزینه وکیل

تذکرات مهم

برای ثبت درخواست تمدید هیئت مدیره و بازرسان شرکتها لازم است چند نکته مهم را به خاطر داشته باشید تا بتوانید درخواست خود را با موفقیت به ثبت برسانید.

• در صورتجلسه ارائه شده باید اسامی سهامداران و اعضای هیئت مدیره که در جلسه حضور داشتند، به طور کامل قید شود.
• به منظور ثبت تغییرات تمدید هیات مدیره و بازرسین شرکتها ثبت شدن بارکد پستی در سامانه اداره ثبت شرکت ها ضروری است.
• برای تغییرات مذکور جلسه مجمع عمومی برگزار خواهد شد که تشریفات مربوط به حضور اعضای شرکت در آن باید بر اساس قانون 99 تجارت انجام شود.
• جلسات مربوط به تمدید شرکت سهامی خاص باید در 4 ماه ابتدای سال مالی برگزار شود. در غیر اینصورت باید نسبت به برگزاری جلسه عمومی فوق العاده اقدام کنید.