دستگاه حضور وغیاب چیست و چرا ادارات باید از آن استفاده کنند؟
دستگاه حضور و غیاب از یک سیستم فیزیکی و کامپیوتری تشکیل شده که قابلیت ثبت زمان ورود و خروج پرسنل به یک سازمان یا اداره را میسر می سازد.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب از یک سیستم فیزیکی و کامپیوتری تشکیل شده که قابلیت ثبت زمان ورود و خروج پرسنل به یک سازمان یا اداره را میسر می سازد. دستگاه حضور و غیاب به گونه ای طراحی شده است که ابتدا اطلاعات پرسنل در حافظه آن ذخیره شده و سپس در روزها و دفعات بعدی، بعد از اسکن اطلاعات در حال تردد و کارکنان، این اطلاعات با یکدیگر مقایسه شده و امکان شناسایی و احراز هویت فرد میسر می گردد. این دستگاه همراه با یک نرم افزار حضور و غیاب بخش هوشمند آن را تشکیل میدهد. این بخش هوشمند وظیفه ذخیره کردن اطلاعات قبلی و همچنین تبدیل اطلاعات تصویری به اطلاعات رمزنگاری شده را عهده دار است. قرار گرفتن این دستگاه فیزیکی در کنار این نرم افزار هوشمند، سبب ایجاد سیستم حضور و غیاب می شود.
دستگاه حضور و غیاب چگونه کار میکند؟
نحوه کارکرد دستگاه حضور و غیاب از اسکن اطلاعات پرسنل و کارکنان در حال تردد آغاز می شود. این دستگاه ها دارای یک سیستم ورودی می باشند که امکان ورود اطلاعات را به ما خواهد داد. حال ممکن است این ورودی یک سیستم ورود رمز یا صفحه کلید باشد و یا ممکن است یک دوربین تشخیص چهره باشد یا از یک سیستم اسکن اثر انگشت در آن استفاده شده باشد.
در زمان راه اندازی سیستم حضور و غیاب، اطلاعات پرسنل مانند اسکن تصویر چهره یا اسکن تصویر اثر انگشت به آن وارد می شود. سیستم هوشمند دستگاه این اطلاعات را آنالیز نموده و اطلاعات تصویری را به اطلاعات رمزنگاری شده در حافظه دستگاه تبدیل می کند. این اطلاعات با مشخصات پرسنل مورد نظر ذخیره خواهد شد.
پس از نزدیک شدن فرد برای ثبت ورود یا ثبت زمان خروج خود به دستگاه، مجدد اطلاعات هویتی او گرفته شده و این اطلاعات به اطلاعات رمزنگاری شده تبدیل شده و با محتویات ذخیره شده در روزهای اولیه مقایسه می گردد. اگر اطلاعات جدید با اطلاعات قدیمی ثبت شده در حافظه سیستم حضور و غیاب مشابهت داشته باشند، فرآیند تایید هویت انجام شده و زمان حضور و غیاب افراد ثبت می شود. می‌توان ادعا کرد که چنین مکانیزمی در تمام دستگاه های حضور و غیاب یکسان است و فقط نوع ورودی آنها با یکدیگر متفاوت است.
مزایای دستگاه حضور و غیاب برای ادارات
با توجه به مواردی که در مورد نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب ذکر شد، دیدیم که عملا هیچ نیروی انسانی در انجام چنین کاری نقش ندارد و تمامی مراحل توسط یک سیستم هوشمند انجام می گردد. پس استفاده از چنین سیستمی می‌تواند با مزایای متنوعی برای ادارات همراه باشد که مهم ترین آنها، برقراری امنیت در کنترل تردد و ثبت دقیق اطلاعات است. برخی از مزایای دستگاه حضور و غیاب برای ادارات به شرح زیر است:
- ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل و ارائه گزارش دقیق به مدیریت
- امکان آنالیز اطلاعات بر اساس دوره های زمانی و انتقال آنها به نرم افزارهای ارزیابی کارکنان
- جلوگیری از دخالت انسانی در ثبت زمان ورود و خروج و افزایش اطمینان پذیری
- مورد تایید بودن اطلاعات ارائه شده جهت استفاده نهادهای قضایی و امنیتی
- امکان دریافت خروجی و پشتیبان از سیستم برای شرایط بحرانی
- کاهش خطای انسانی و احتمال دستکاری در اطلاعات سیستم
- راحتی در نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب
خرید دستگاه حضور و غیاب
یکی از مواردی که برای خریداران دستگاه حضور و غیاب حائز اهمیت دارد، قیمت دستگاه ساعت زن است. این مسئله به قدری مهم است که ممکن است در بیشتر موارد باعث تغییر گزینه‌های انتخابی ما شود. مسئله پیدا کردن ارزان ترین دستگاه حضور و غیاب یک چالش مهم و وقت گیر است. در واقع شخص خریدار باید زمان کافی را برای گشتن در وب سایت‌ها و فروشگاه‌های اینترنتی مختلف اختصاص دهد تا بتواند از هر کدام از این محصولات دیدن کند.
بررسی کیفیت و توانایی این سیستم‌ها سبب شده تا قیمت بعضی از محصولات نسبت به برخی دیگر تفاوت داشته و گزینه‌های انتخابی ما محدودتر باشد. مثلا امکان دارد یک خریدار به دنبال قیمت دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ارزان باشد، اما در نهایت به چند برند خاص خواهد رسید که می‌تواند از بین آنها یک مورد را انتخاب نماید.
ویژگی های دستگاه حضور و غیاب خوب
پیدا کردن بهترین دستگاه حضور و غیاب به سلیقه شما و انتظارتان از این سیستم بستگی دارد. برای مثال ممکن است شخصی قیمت ارزان را به عنوان یک فاکتور مهم در نظر داشته باشد، اما شخصی دیگر به کارایی و سیستم عملکردی آن توجه نماید. بنابراین مشخص نمودن یک معیار دقیق و ثابت برای بهترین دستگاه‌های حضور و غیاب چندان صحیح نیست و تنها می تواند چند معیار را برای آنها تعریف کرد. یک سیستم حضور و غیاب مناسب باید داری ویژگی های زیر باشد:
- دارای قیمت مناسبی باشد
- افراد زیادی را پوشش دهد
- امکان استفاده همزمان از چند سیستم اسکن اطلاعات را مهیا سازد
- امکان گرفتن خروجی اطلاعات و آنالیز آنها را فراهم نماید
- محیط کاربری آسان و ساده ای داشته باشد
منبع:
