باراک اوباما، در همان نخستین روزهای آغاز ریاست‌جمهوری خود دفتر تازه‌ای در ضلع غربی کاخ سفید که بخش اداری است، راه انداخت. دفتری که در ابتدا با ۱۰ کارآموز و یک مسئول کار را شروع کرد و شمار کارکنان این دفتر در آخرین سال ریاست‌جمهوری اوباما به بیش از ۶۰ کارآموز و ۱۰ نیروی ثابت و یک مسئول رسیده بود. دفتری که اسم آن «دفتر مکاتبات ریاست‌جمهوری» شد و اهالی کاخ سفید با عنوان اختصاری «او.پی.سی» از آن نام می‌بردند.  پیش از این رئیس‌جمهور ویلیام مک‌کینلی دفتر مشابهی در کاخ سفید راه انداخته بود. اما حجم کار این دفتر همیشه بسیار محدود بود و هیچ‌وقت رئیس‌جمهوری خود را مقید به خواندن مداوم نامه‌ها نکرده بود، چه رسد به این‌که وقت بگذارد و به نامه‌ها پاسخ دهد. باراک اوباما از همان ابتدا یک قاعده شخصی وضع کرد و تا آخرین روز ریاست‌جمهوری خود به آن پایبند ماند: تک‌تک نامه‌هایی که خطاب به او ارسال می‌شود، باید خوانده شود. کارکنان دفتر مکاتبات شخصی ریاست‌جمهوری باید هر روز ۱۰ نامه را انتخاب و روی میز کار او بگذارند. اوباما هر شب نامه‌هایی را که انتخاب شده بود، به بخش خصوصی کاخ سفید که محل زندگی او و خانواده‌اش بود می‌برد. نامه‌ها را در خلوت شب می‌خواند، برای بعضی از آنها با دستخط شخصی جواب می‌نوشت، در حاشیه‌ بعضی دیگر از نامه‌ها نکاتی را می‌نوشت تا کارکنان با این محور و کلیدواژه‌ها برای نامه جوابی بنویسند و چندتایی از این نامه‌ها را قاب کرد، به دیوار دفتر کار خود زد تا همیشه جلوی چشمش باشد. از اوباما پرسیده شد چه شد که تصمیم گرفت حتی در سفر کاری و تعطیلات، روزی ۱۰ نامه را بخواند و پاسخ دهد؟ اوباما در پاسخ می‌گوید که عادت نامه خواندن او را «سر پا نگه می‌داشت» و به او هر روز یادآوری می‌کرد که یادش نرود پشت هر مخالفت، موافقت، رنج و اندوه، خشم و فریاد یک انسان یا گروهی از انسان‌ها وجود دارند که مهم هستند، قصه‌ای دارند و باید قصه‌ آنها را شنید و در تصمیم‌گیری حواست به آنها باشد.  می‌گوید نامه نوشتن و نامه خواندن به او کمک کرد که همدردی و همدلی بیشتری داشته باشد، چیزی که به نظرش، رمز کلیدی تغییر است و نقطه‌ای که آدم‌ها را از فرد به جمع می‌رساند و به آنها توانایی «ساختن اجتماعی کوچک» در راه رسیدن به هدفی مشخص را می‌دهد. باراک اوباما در این باره گفته است: می‌توانم فهرستی ردیف کنم که دستاوردهای من این سیاست‌ها، لوایح، موفقیت‌ها، توافق‌ها و... بود. اما بگذار صادقانه بگویم. چیزی که واقعاً به آن افتخار می‌کنم این است که هشت سال تکیه زدن بر صندلی ریاست در کاخ سفید باعث نشد خودم را گم کنم و یادم برود که چه کسی هستم. خواندن مداوم این نامه‌ها مهم‌ترین عاملی بود که نگذاشت یادم برود چه کسی هستم.

تجویز راهبردی:

از این ابتکار می‌توان دو نکته کلیدی آموخت:

۱. پشت هر مخالفت، موافقت، رنج و اندوه، خشم و فریاد، یک انسان یا گروهی از انسان‌ها وجود دارند که مهم هستند، «قصه‌ای» دارند و باید «قصه‌ آنها» را شنید و در تصمیم‌گیری‌ها حواس‌ مان به آنها باشد. در هر رده سازمانی که هستیم، اگر تصمیمات ما، روی زندگی افراد موثر است باید قصه آنان را نیز گوش کنیم. اینکه بگوییم که شما نمی‌فهمید و ما برای شما تصمیم می‌گیریم و ما بیشتر می‌فهمیم نام دیگر استبداد است. گاهی اوقات تصمیمی که ما می‌گیریم باعث می‌شود که ده‌ها کارگاه و کارخانه یک‌شبه برود روی هوا و بعد هم به راحتی از آنان بخواهیم که مقاومت کنند. این هنر مدیریت نیست.

۲. سازکار و سیستم طراحی کنیم. می‌توان ساعت‌ها درباره اهمیت شنیدن صدای مشتری، صدای مردم و صدای مخالفان صحبت کرد. اما سازکاری اجرایی برای شنیدن صدای آنان نداشت. ابتکار فوق نشان می‌دهد که تنها حرف‌های شیک زدن درباره توسعه، دموکراسی و گفت‌وگوی اجتماعی و پاسخگویی و... فایده‌ای ندارد. باید آن را تبدیل کرد به یک سازکار و سیستم مشخص برای آنکه اطمینان یابیم ایده‌های انتزاعی به سازکارهای زمینی تبدیل می‌شوند.  یک نکته جالب تاریخی که برای من کاملا تعجب‌برانگیز بود، این بود که حضرت امیر در زمان حکومت خود متوجه شد که برخی نمی‌توانند شکایات و خواسته‌های‌شان را با وی در میان بگذارند، به واسطه عدم دسترسی یا شرم یا ترس. لذا، برای نخستین بار مکانیزمی طراحی کرد به نام «بیت‌القصص» (به معنای خانه قصه ها) تا مردم مستقیما با او در تماس باشند. ای‌کاش قصه‌های پرغصه این مردم را بیشتر و همین امروز بشنویم! شاید فردا دیر باشد. بخش خصوصی کاخ ریاست جمهوری ما می‌تواند محل آنالیز بدون سانسور خواسته‌ها، قصه‌ها، غصه‌ها و افکار عمومی باشد. شاید روایت مردم از زمانه و زندگی با ما متفاوت باشد.

منبع: گاهنامه مدیر