اما به طور حتم، راه‌حلی وجود دارد که نه تنها این تهدیدها را به فرصت تبدیل کرد، بلکه هزینه‌ها را کاهش داد، بهره‌وری تیم افزایش یابد و مسیر رشد پایدار هموار بسازد. یکی از این راه‌حل‌ها انتخاب صحیح ابزارها و روش‌های مدیریت جوانب مختلف کسب و کار است، مانند مدیریت تماس‌های تلفنی با تلفن ابری. اگر با استراتژی درست، ابزار و روش‌های صحیحی انتخاب کرد، می‌توان در شرایط مختلف تاب آورد و مسیر رشد را حتی اگر سخت باشد با گام‌های آرام و کوچک پیش رفت.

بحران‌های جدید و چالش‌های کسب‌وکارهای ایرانی

کشور ما ایران با اقتصادی حساس به مشکلات داخلی و عوامل خارجی، بارها شاهد بحران‌هایی بوده که مستقیم بر عملکرد شرکت‌ها تأثیر گذاشته است. تحریم‌های بین‌المللی که دسترسی به فناوری‌های خارجی و بازارهای بین‌المللی را محدود می‌کند یا نوسانات ارزی که هزینه‌های واردات تجهیزات، مواد اولیه و حتی اقلام پرمصرف را سرسام‌آور می‌کند، تنها بخشی از این چالش‌ها هستند.

همچنین همه‌گیری کرونا، در ایران نیز مانند سایر کشورها، بحرانی پیچیده و سخت بود که در سال ۱۳۹۹ بیش از ۴۰ درصد کسب‌وکارهای خدماتی را به تعطیلی رساند. این بحران نشان داد که وابستگی به دفتر کار فیزیکی و ابزارهای سنتی چقدر کسب و کارها را در موضع آسیب‌پذیر قرار می‌دهد. طبق آمار اتاق بازرگانی ایران، حدود نیمی از کسب و کارهای کوچک در این دوره، به دلیل عدم توانایی در دورکاری و نداشتن تجهیزات لازم، فعالیت خود را متوقف کردند.

در شرایط بحرانی، تاب‌آوری به معنای توانایی بازگشت سریع به حالت عملکرد عادی و حتی بهبود بهره‌وری است. تاب‌آوری کسب و کارها به ابزارهایی نیاز دارد که آنها را به مکان جغرافیایی، زمان و زیرساخت‌های فیزیکی محدود نکند.

راهکار اصلی و مهم برای حل این چالش، سرویس‌های ابری هستند. این سرویس‌ها، از جمله تلفن ابری، با ذخیره‌سازی داده‌ها در سرورهای امن و پایدار، امکان دسترسی همیشگی به هر دستگاهی را فراهم می‌کند. با این راهکار نه تنها هزینه‌های خرید تجهیزات تلفن سانترال و نگهداری و تعمیرات آن حذف می‌شود بلکه سرعت پاسخ‌گویی مشتریان افزایش می‌یابد.

به طور کلی، سرویس‌های ابری، با ارائه دسترسی سریع و از هرجا به پنل مدیریتی، مقیاس‌پذیری بالا و امنیت تضمین‌شده، نه تنها هزینه‌های ارتباطات را به حداقل می‌رسانند، بلکه انعطاف‌پذیری لازم برای مواجهه با بحران‌ها را فراهم می‌کنند.

خوشبختانه استفاده از سرویس‌های ابری در ایران نیز فراهم است و ارائه‌دهندگان قدرتمندی مانند «دفتر شما» وجود دارند که بیش از دوازده سال است سرویس‌های ارتباطی مبتنی بر اینترنت ابری ارائه می‌کنند.

سرویس‌های ابری «دفترشما»: راهکار افزایش تاب‌آوری کسب و کارها در بحران

«دفترشما»، یک شرکت دانش‌بنیان با بیش از ۱۲ سال سابقه‌ در حوزه فناوری اطلاعات است و به عنوان ارائه‌دهنده سرویس‌های ابری مانند: تلفن ابری رایگان، فکس آنلاین، منشی مجازی و ابزارهای ارتباطات ابری شناخته شده است.سرویس‌های ابری دفتر شما بر پایه اصول امنیت، استفاده آسان و کارآمدی طراحی شده‌اند و به کارآفرینان و مدیران کمک می‌کنند بدون نیاز به سرمایه اولیه سنگین، یک دفتر کار مجازی راه‌اندازی کنند.

راهکار افزایش تاب‌آوری، راه‌اندازی دفتر کار مجازی است

گفتیم که وابستگی به فضای جغرافیایی و خرید تجهیزات اداری و فنی یکی از بزرگترین ریسک‌های کارآفرینان است. راه برون رفت از این شرایط، راه‌اندازی دفتر کار مجازی است. دفتر شما با ارائه یک خط تلفن ثابت تهران به مشترک و فعال‌سازی یک تلفن ثابت اینترنتی روی آن، یک سیستم کامل و مجهز تلفن گویا برای کسب و کار فراهم می‌کند.

با سرویس تلفن ابری، بدون محدودیت می‌توان همکار تعریف کرد و به هر کدام یک شماره داخلی اختصاص داد. صف پاسخ‌گویی تعریف کرد و تماس‌ها را به همکار به صورت رایگان دایورت کرد. سرویس تلفن ابری دفتر شما امکانات زیر را در اختیار شما می‌گذارد:

• استفاده از خط تلفن ثابت تهران با سرشماره ۲، ۷ و ۹؛
• خرید شماره رند و خط ۵ و ۶ رقمی؛
• اتصال تلفن ابری به CRM یا هر ابزار سازمانی دیگر؛
• تعریف همکار و داخلی بدون محدودیت؛
• شخصی‌سازی پیام آغازین با ربات هوش مصنوعی یا صدای خود مشتری؛
• انتقال تماس رایگان به تلفن ثابت و همراه؛
• راه‌اندازی تلفن ابری در کمتر از ۵ دقیقه؛
• نظرسنجی در پایان مکالمه؛
• ضبط مکالمات؛
• تبدیل صوت مکالمه به متن توسط هوش مصنوعی؛
• تعریف صف تماس و اولویت پاسخ‌گویی؛
• شخصی‌سازی پیام آغازین صندوق صوتی؛
• گزارش جامع تماس‌ها و عملکرد همکاران.

تمامی این امکانات به شما اجازه می‌دهد در شرایط بحران مثل بیماری همه‌گیر، جنگ یا بلایای طبیعی، فرایند ارتباطات کسب و کار شما بدون وقفه ادامه پیدا کند و همکاران از هرجایی که هستند با مشتریان و یکدیگر در ارتباط باشند.

به جای استخدام منشی، پاسخ‌گویی تلفن‌ها را برون‌سپاری کنید

مهم‌ترین دلیلی که اغلب کسب و کارها به دفتر کار نیاز دارند، این است که فردی در دفتر حضور داشته باشد و به عنوان منشی وظایفی را انجام دهد. سرویس «منشی مجازی» دفتر شما راهکار همین مسئله است. منشی مجازی، افرادی هستند با تجربه منشی‌گری و آموزش‌دیده که مطابق دستورالعمل شما، تماس پاسخ می‌دهند، قرار ملاقات تنظیم می‌کنند، گزارش تماس‌ها را ثبت می‌کنند و در صورت لزوم تماس را به شما یا همکارتان انتقال می‌دهند. منشی مجازی می‌تواند کارهای زیر را انجام دهد:

• پاسخگویی به تماس‌ها را با اطلاعات دقیق کسب‌وکار شما انجام دهد؛
• پیغام‌ها و سفارشات مشتریان را ثبت کند؛
• تماس‌ها را به شما یا همکارانتان انتقال دهد؛
• قرار ملاقات‌ها را تنظیم کند؛
• تماس‌های خروجی را برای پیگیری مشتریان یا تبلیغات انجام دهد.

در این سرویس هم شما یک خط اختصاصی تلفن ثابت با پیش‌شماره‌های ۲، ۷ و ۹ تهران دارید و منشی با همین شماره هم با مشتریان شما تماس می‌گیرد. یعنی تمامی مخاطبان شما تصور می‌کنند شما یک دفتر کار مجهز و منشی حرفه‌ای دارید اما در واقع با هزینه کم، یک منشی دورکار دارید.

بدون نیاز به دستگاه، فکس ارسال و دریافت کنید

سرویس فکس ابری، سرویسی است که شرکت‌ها را از خرید دستگاه فکس، شارژ کارتریج و کاغذ و صرف زمان برای آرشیو فکس‌ها آسوده می‌سازد. با گوشی یا کامپیوتر به آسانی فکس ارسال یا دریافت می‌کنید و اسناد ارسالی و دریافتی در پنل آنلاین شما نگهداری می‌شود و خبری از زونکن و قفسه‌های بایگانی نیست.

علاوه بر این‌ها، امنیت و پشتیبانی مداوم «دفترشما»، خیال کاربران را راحت می‌کند. امکان یکپارچه‌سازی و اتصال پنل آنلاین دفترشما با ابزارهای سازمانی مانند سیستم‌های CRM، از طریق وب‌هوک‌ها انجام می‌شود و این امکان فراهم می‌شود که فرآیندهای اتوماسیون مختلفی تعریف کرد و خطاهای انسانی و هزینه‌ها را به حداقل ‌رساند. همچنین امکان ۱۵ روز استفاده رایگان از سرویس‌های دفترشما وجود دارد، تا افراد با خیالی آسوده و با کمترین ریسک، بهترین انتخاب را داشته باشند.

در نهایت، افزایش تاب‌آوری نه یک انتخاب، بلکه یک ضرورت است. «دفترشما» با سرویس‌های ابری مدرن، این شرایط را برای همه کسب و کارهای کوچک و متوسط فراهم ساخته است. جایی که بحران‌ها دیگر تهدید نیستند، بلکه فرصتی برای نوآوری به حساب می‌آیند. اگر به دنبال راهکاری هستید که کسب‌وکارتان را در برابر بحران‌ها مصون بدارد، «دفترشما» آماده است.