حامد قهاری - موسس گروه آریا

 

در نگاه اجمالی و بصورت خلاصه وار میتوانیم مقوله منابع انسانی را در 3 حوزه اصلی ( جذب ، توسعه  و  نگهداشت ) بگنجانیم – در این مقاله من، حامد قهاری موسس گروه مشاوران کسب و کار آریا سعی نموده ام با دانش اندک و تجربه کاری بیست ساله در سازمان های مختلف از جمله صنایع مادر ، شرکت های پروژه محور و کسب و کارهای نوپا و برمبنای تکنولوژی های نوین که بعنوان کارمند یا مشاور داشته ام و بواسطه نوع شغل جلسات متعدد با مدیران و کارکنان سازمان های مختلف را  داشته ام،  به نکاتی در حوزه نگهداشت بپردازم.

در این رابطه مطالب بسیاری منتشر شده است که جملگی بسیار خوب و کاربردی می باشد اما من به همراه تیمم گروه آریا سعی نموده ام با تلفیق تجارب کاری با مطالب علمی چند رویکرد دیگر را به مطالب استاید عزیز خود در حوزه منابع انسانی اضافه نمایم.

رویکرد اول : صرفا عناوین را نگفته باشیم و مثال ها و راهکارها را نیز مطرح نماییم.

رویکرد دوم : صرفا به دلایل ترک شغل از طرف سازمان نپردازیم، مواردی نیز هستند که دلایل از شرایط عمومی کشور و کسب و کار می باشد.

رویکرد سوم : برخی از  دلایل ترک کار ناشی  از اشتباهات فردی ،رفتاری و اخلاقی  کارکنان می باشد و سازمان مقصر نیست.

امیدوارم این مقاله حتی  برای یک نفر ، چه کارمندان و کارجویان جوان -چه عزیزان با سابقه کمتر در حوزه منابع انسانی مفید باشد که در این صورت من رسالت انتقال تجربه خود را انجام داده ام.

ترک سازمان توسط کارکنان می‌تواند به دلایل مختلفی دارد. برخی از این عوامل در اختیار سازمان بوده و می بایست برای این موضوعات راهکارهایی ایجاد نماید.

موارد چرایی ترک کار به کرات مورد بحث و بررسی قرار گرفته اما از نظر بنده برخی موارد هستند که کمتر به آن پرداخته شده است و آن این است که  مواردی که دراختیار سازمان نمیباشد/ یا سازمان در کلیات آن موضوع قابلیت انجام راهکارهای اجرایی قوی را ندارد.

کارکنان تنها سازمان را ترک نمیکنند بلکه برخی فرآیندها،چالش ها ،اتفاقات و ناملایمات را ترک می کنند.

--- چند نکته قبل از ورود به اصل موضوع :

• به یاد داشته باشیم هر کارمندی که از سازمان ما می رود سفیر معرفی ما در سازمان های بعدیست و امکان ایجاد جذب نیرو/عدم جذب نیرو را برای ما در حلقه ارتباطی هرچند کوچک خود را دارد.
• به یاد داشته باشیم که هر کارمندی که از سازمان ما میرود هزینه های بسیاری برای ما داشته است . از هزینه های جذب و استخدام ، هزینه های واحد منابع انسانی و حقوقی که به آن کارمند در ماه های اول پرداخت نموده ایم تا صرفا با سازمان ما آشنا شود.
• به یاد داشته باشیم گردش بالای نیروی انسانی یک شاخص مهم  و نشان دهنده ضعف سازمان ما می باشد.
• به یاد داشته باشیم با جدا شدن هر نیرو نگاه سایر کارکنان نیز به سازمان منفی خواهد شد.
• نکته ::::: مواردی که در این مقاله مورد بررسی میگیرد  در راستای برنامه ریزی برای نگهداشت نیرو می باشد اما در صورت عدم موفقیت در پروسه نگهداشت ، حتما -حتما -حتما به مصاحبه خروج و اخذ بازخورد از نیروی مستعفی توجه ویژه داشته باشیم که بررسی و تحلیل مصاحبه های خروج سرشار از اقدامات اصلاحی برای ادامه راه سازمان خواهد بود.

در ادامه، به بررسی این دلایل، مثال‌ها و راهکارهایی برای جلوگیری از ترک کارکنان می‌پردازیم.

• دسته اول

  دلایل ترک شغل که در کنترل سازمان بوده و می بایست در راستای رفع آن برنامه ریزی نماید:

• عدم رضایت شغلی

مثال: کارمندی که احساس می‌کند وظایفش به اندازه کافی چالش‌برانگیز نیست و از کار روزمره خسته شده است.

- راهکار: ایجاد فرصت‌های یادگیری و توسعه مهارت‌ها، مانند برگزاری کارگاه‌های آموزشی

• عدم توازن کار و زندگی

مثال: کارمندی که مجبور است ساعت‌های طولانی کار کند و زمان کافی برای خانواده و سرگرمی ندارد.

- راهکار: ارائه گزینه‌های کار از راه دور، ساعات کاری انعطاف‌پذیر و سیاست‌های مرخصی مناسب. در این رابطه در برخی از کشورها عدم وجود اضافه کاری و توجه ویژه به تفریحات و کنار خانواده بودن قانون است.

• عدم شناخت و قدردانی

مثال: کارمندی که تلاش‌هایش نادیده گرفته می‌شود و هیچ تشویق یا قدردانی از او نمی‌شود.

- راهکار: ایجاد سیستم‌های ارزیابی عملکرد و  تشویق و قدردانی، مانند جوایز ماهانه برای بهترین عملکرد یا تقدیرنامه‌ها.

• فرصت‌های محدود برای پیشرفت

مثال: کارمندی که متوجه می‌شود هیچ‌گونه فرصتی برای ارتقاء شغلی در سازمان وجود ندارد.

- راهکار: طراحی مسیرهای شغلی واضح و ارائه برنامه‌های توسعه شغلی و بازخورددهی مداوم به کارکنان که در مسیر هستی یا می بایست بهتر و باشی .

• فرهنگ سازمانی منفی

مثال: وجود تنش‌های داخلی،باندبازی، رقابت‌های ناسالم یا عدم همکاری بین تیم‌ها.

-راهکار: ترویج فرهنگ همکاری و ارتباطات مثبت از طریق برگزاری فعالیت‌های تیم‌سازی و جلسات بازخورد ، برگزاری دوره های آموزشی فرهنگ سازمانی، رفتار سازمانی و کار تیمی.

• عدم تناسب ارزش‌های سازمان و شخص

مثال: کارمندی که متوجه می‌شود ارزش‌ها و اهداف سازمان با ارزش‌های شخصی‌اش همخوانی ندارد.

- راهکار: تعریف واضح ارزش‌ها و اهداف سازمان و اطمینان از اینکه کارکنان با آن‌ها آشنا هستند و در تصمیم‌گیری‌ها لحاظ می‌شوند. داشتن بیانیه ارزش و توضیح کامل از طرف تیم منابع انسانی در پروسه جذب میتواند این موضوع را در لحظه آغاز همکاری مرتفع نماید.

• حقوق و مزایای نامناسب

مثال: کارمندی که احساس می‌کند درآمدش با مسئولیت‌ها و سختی‌های شغلش تناسب ندارد.

- راهکار: بررسی منظم حقوق و مزایا و اطمینان از رقابتی بودن آن‌ها در بازار. بازخورددهی به کارمند ناراضی که مطمین گردد میزان حقوق و مزایای او با توانمندی و میزان مسوولیتی که دارد و نرمال های بازار کار بررسی شده و مطابقت/مطابقت نسبی دارد.

• چندکاره کردن کارکنان

مثال: کارمندی چندین مسوولیت مختلف و تقریبا ناهمراستا در سازمان به او داده می شود و آن کارمند در ابتدا خوشحال که من مولتی تسک و آچار فرانسه سازمان هستم  اما  پس از چندی کار در چند فیلد مختلف  با خود دچار این چالش می شود که:

 (((من واقعا اینجا چی کاره ام))

- راهکار: تعریف صحیح شرح شغل از روز اول کاری – تمرکز دهی به فعالیت کارکنان و تقویت و آموزش آن ها در آن زمینه شغلی و در نهایت بازخورد دهی مداوم .

• مشارکت ندادن کارکنان در تصمیم گیری ها

مثال: کارمندی که احساس می‌کند که صرفا یک بله قربان گو و مطیع اوامر است و هیچ نقشی در تصمیم گیری ها و موفقیت های سازمان ندارد.

- راهکار: بخش اول - ایجاد سیستم های نظام پیشنهادات، ایجاد کمیته های تخصصی با حضور کارمندان رده پایین تر و اخذ نظرات آنها و سپس مطرح نمودن نظرات آنها در کمیته راهبری و مدیران ارشد.

بخش دوم بازخورد دادن – اعلام پیشنهادات پذیرفته شده و در نظر گرفتن پاداش برای کارکنان و اعلام در بردهای سازمانی، بنرها یا وب سایت و پورتال های سازمانی که بطور مثال : در راستای تدوین سند استراتژی سازمان یا فلان پروژه سازمانی از نقش همکار/همکاران عزیزمان صمیمانه تشکر می نماییم.

این موضوع در وجه دیگری نیز کمک می نماید، وقتی کارکنان خود را در ترسیم اهداف سازمانی شریک می دانند علاوه بر کارکرد بهتر در دستیابی به اهداف – آن مقاومت سازمانی معروف که همیشه از آن صحبت می نماییم نیز، بسیار کمتر خواهد بود.

• عدم وجود فرآیند همسوسازی(آنبوردینگ)

مثال: کارمندی که از روز اول حضور در سازمان و بدلیل نبود فرآیند همسو سازی ( آنبوردینگ ) شاهد بی نظمی و شلختگی سازمانی است و بطور سیستماتیک آغاز به کار نمی نماید در ادامه راه و همیشه احساس حضور در سازمانی بی برنامه دارد و در نهایت با ذهن منفی با اتفاق های بعدی که بطور طبیعی در محل کار پیش خواهد آمد، سازمان خود را ترک خواهد نمود.  ( نمونه هایی از این مورد را بنده مشاهده کرده ام که کارمند همان روزهای اول ترک شغل نموده است )

- راهکار: ایجاد فرآیند همسوسازی جامع و اجرای آن نه آن شوآف-آنبوردینگ که نبودش به مراتب بهتر است.

• عدم توجه به شاخص های وفاداری کارکنان

مثال: کارمندی که هیچ حس وفاداری سازمانی ندارد و صرفا سازمان محلی برای کسب درآمد اوست،  با کوچترین مشکل کاری که چالش های کاری بخش همیشگی کار می باشد یا  پیشنهاد مالی برابر یا اندکی بیشتر از سوی سازمان های دیگر سازمان را ترک خواهد نمود.

این موضوع از نقاط ضعف بسیاری از سازمان هاست چون نهایتا در بیشتر سازمان هایی که من در این سال ها دیده ام ، تمام تمرکز خود را بر وفادارسازی مشتری و کاملا از وفادارسازی کارکنان) غافل مانده . سازمانی که به این موضوع اهمیت میدهد و میتواند این موضوع را اجرایی نماید :

- کارکنانی دارد که سازمان خود را دوست دارند.

 کارکنانی دارد که صبح اول وقت با اشتیاق به محل کار می آیند نه از روی اجبار.

کارکنانی دارد که موفقیت سازمان را موفقیت خود دانسته برایش تلاش می کنند.

کارکنانی دارد که برای ترک سازمان صرفا پیشنهادات مالی و کاری بسیار جذاب می تواند آنها را از سازمان جدا نماید نه هرپیشنهاد معمولی .

کارکنانی دارد که در صورت جدایی از سازمان سفیر مثبت برای برند سازمان هستند.

و . . .

- راهکار: تعریف کامل از شاخص های وفاداری کارکنان و زیر شاخص ها و برنامه هایی که به دستیابی به این شاخص کمک می نماید و تحلیل دوره ای این شاخص و در صورت نیاز انجام بازنگری و انجام اقدامات اصلاحی لازم.

• عدم تعریف شاخص های منابع انسانی

توضیح : از دیگر نقاط ضعف بسیاری از سازمان ها توجه صرفا به شاخص های تولید ، فروش و مالی می باشد و معمولا یا شاخص در حوزه منابع انسانی تعریف نشده اند با بسیار ناکافی و به قولی نمایشی می باشند. عدم تعریف جامع شاخص های حوزه منابع انسانی و اندازه گیری و تحلیل این شاخص ها منجر به عدم ردیابی مشکلات در این حوزه و در نهایت ترک شغل کارکنان خواهد شد.

این مورد ذکر شده به قدری وسیع و گسترده می باشد که خود نیازمند مقاله ای کامل می باشد، اما سعی می نمایم با ذکر چند مثال این مهم را باهم بررسی نماییم.

معمولا در سازمان به دلیل بی اهمیتی به حوزه منابع انسانی یا شاخص ها وجود ندارند یا بسیار سطحی تعریف شده اند درحالیکه شاخص ها چراغ راه سازمان در این مسیر هستند

1. شاخص ها باید جامع و کامل باشند:

• گردش نیروی انسانی
• تاخیرات صبحگاهی
• مرخصی ساعتی 
• هزینه های استخدام به‌ازای هر فرد
• هزینه نیروی کار
• نفر ساعت آموزش
• توزیع آموزش
• هزینه آموزش به ازای هر کارمند
• میزان رضایت و آرامش کارکنان
• میزان غیبت کارکنان
• نظر سنجی رضایت شغلی کارکنان
• بررسی نرخ جذب سازمان
• نرخ خاتمه خدمت داوطلبانه
• نرخ خاتمه خدمت غیرداوطلبانه
• میانگین مدت پر شدن جایگاه شغلی خالی
• تعداد پرسنل متخصص
• تعداد پرسنل آموزش دیده
• تأثیر پذیری پرسنل از فرهنگ سازمان
• شاخص های مدیریت منابع انسانی در زمینه فرهنگ
• رضایت کارکنان از فرایند استخدام
• تاثیرگذاری آموزش ها
• میانگین زمان جذب نیرو
• کیفیت استخدام
• نرخ خروج سال اول
• نرخ پیشنهادات
• نرخ تبدیل پیشنهادات به پروژه های اجرایی
• شاخص اثربحشی آموزشی
• نرخ شادی
• شاخص تعهد سازمانی
• نرخ خروج استعدادها
• شاخص بهره وری
• و ...........

1. ضریب تاثیر و هم پوشانی شاخص بر یکدیگر و با شاخص های حوزه های دیگر بررسی و تحلیل نمی گردد:

باهم یک مثال در این زمینه را بررسی می نماییم

سازمانی با 500 نفر نیرو برای آموزش باتوجه به استانداردها ، معیارها و .... دستیابی به شاخص 20000 ساعت آموزش را برای خود قرار میدهد . یعنی بطور متوسط 40 ساعت برای هر نفر .

پس از پایان سال ، بررسی آمارها نشان از دستیابی به این شاخص دارد.

اما این سازمان درصد پوشش دهی آموزش را اندازه گیری نمی نماید. در بررسی متوجه میشویم این 200000 ساعت آموزش تنها در برای 40 نفر از مدیران و معاونان و چند تن از کارکنان خاص بوده است.

پس در واقع با عدم تعریف شاخص ها بصورت جامع و عدم توجه به همپوشانی به این نکته رسیدیم که آموزش صرفا بین مدیران و نور چشمی ها بوده است و سایر افراد سازمان از کوچکترین آموزش بی بهره بوده اند.

این مثال را حتما شما عزیزان در سازمان هایی که بوده اید مشاهده نموده اید.

مثال دیگر : بررسی و تحلیل  شاخص های  تاخیرات صبحگاهی و مرخصی های ساعتی و اضافه کاری و شاخص هایی از این دست که شاید در نگاه اول ساده باشند به نسبت سایر شاخص ها که تکنیکال تر دیده می شوند ،  اما بررسی همین شاخص ها و تحلیل آن ها نشان میدهد حال پرسنل و در واقع حال سازمان ما چطور است.

• دسته دوم

  دلایل ترک شغل که در کنترل سازمان نمیباشد یا حداقل سازمان بصورت مستقیم نمیتواند این موارد را کنترل نماید:

• اختلال‌های روانی یا شخصیتی کارکنان: مشکلات روانی یا اختلال‌های شخصیت که بر عملکرد فرد تأثیر می‌گذارد.
• تغییر دیدگاه نسل جدید به شغل: نسل جدید نگاه کاملا متفاوتی به کار دارند، نسل قدیم نگاه ماندن و حفظ شغل حتی در شرایط سخت داشتند اما نسل جدید به کوچکترین مشکل سازمانی فکر ترک شغل می نماید. برای نسل قدیم داشتن شغلی ثابت در هر شرایطی اولویت داشت اما نسل جدید تمام موارد را جز به جز بررسی می نماید تا بتواند کاری با شرایط مناسب داشته باشد، نسل جدید عموما تن به کارهای سخت نمیدهد ، به دنبال کسب درآمد زیاد با کار راحت می باشد ، بیشتر نگاه کارآفرینی دارند تا کارمندی ، بیشتر سعی در استفاده از تکنولوژی های نوین دارند برای انجام کار و کسب درآمد از این مدل ها تا کارمند شوند  و بدلیل تغییر نوع دیدگاه جامعه و تربیت متفاوت خانواده ها به  هیچ وجه با کوچترین تندی و کج خلقی مدیران کنار نمی آیند.
• پیشنهاد شغلی از سازمان‌های معروف: جذب کارکنان توسط سازمان‌های دیگر به دلیل جذابیت‌های شغلی و مالی.
• اشتباه در ارزیابی توانمندی‌ها: کارکنانی که توانایی‌های خود را به درستی ارزیابی نمی‌کنند و در نتیجه در انتخاب شغل یا مسئولیت‌های خود دچار مشکل می‌شوند.
• شرایط اجتماعی و اقتصادی: تغییرات ناگهانی در شرایط اقتصادی یا اجتماعی که بر عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد.
• تغییرات طبیعی یا غیرقابل پیش‌بینی**: حوادث طبیعی مانند زلزله یا سیل که بر فعالیت سازمان تأثیر می‌گذارد.
• تغییرات قانونی و مقرراتی: تغییرات در قوانین و مقررات که خارج از کنترل سازمان است.
• رفتار غیرحرفه‌ای کارکنان: اقداماتی که کارکنان به صورت عمدی یا غیرعمدی انجام می‌دهند و بر عملکرد سازمان تأثیر منفی می‌گذارد.
• عدم تطابق فرهنگی: عدم همخوانی فرهنگی بین کارکنان و سازمان که باعث عدم رضایت و عملکرد ضعیف می‌شود.
• رقابت شدید در بازار: فشار رقابتی از سوی رقبای قوی که خارج از کنترل سازمان است.
• عدم دسترسی به منابع: کمبود منابع مالی یا انسانی که ناشی از عوامل خارجی است و نه تصمیمات داخلی سازمان.

این موارد می‌توانند دلایل متعددی باشند که در آن‌ها سازمان نمی‌تواند به تنهایی مقصر شناخته شود.

راهکارهایی برای حفظ کارکنان

• تحلیل دوره‌ای رضایت شغلی:

برگزاری نظرسنجی‌های منظم برای سنجش رضایت کارکنان و شناسایی نقاط ضعف.

• ایجاد برنامه‌های توسعه حرفه‌ای:

برگزاری دوره‌های آموزشی، کارگاه‌ها و فرصت‌های یادگیری برای بهبود مهارت‌ها.

• تشویق به ارتباطات باز:

ایجاد فضایی که کارکنان بتوانند نظرات و انتقادات خود را به راحتی بیان کنند.

• برگزاری فعالیت‌های اجتماعی:

ایجاد فرصت‌هایی برای تعامل غیررسمی بین کارکنان، مانند روزهای تفریحی یا تیم‌سازی.

• توجه به خانواده کارکنان:

ایجاد برنامه هایی با حضور خانواده های کارکنان مانند مسابقات ، جشن ها ، تبریک تولد همسر و فرزندان و سایر برنامه هایی از این دست که باعث می شود خانواده کارکنان نیز با رضایت از شغل و سازمانی که همسر در آن فعالیت دارد بعنوان بازوی اجرایی سازمان کارمند را ترغیب به ماندن و عملکرد بهتر در سازمان می نمایند.

• توسعه سیستم پاداش:

ایجاد سیستم پاداش منصفانه که تلاش‌ها و دستاوردهای کارکنان را شناسایی کند.

• توجه به سلامت روان:

ارائه برنامه‌هایی برای حمایت از سلامت روان کارکنان، مانند مشاوره رایگان یا برنامه‌های ورزشی.

• توسعه فرهنگ تنوع و شمول:

ترویج فرهنگ احترام به تنوع و ایجاد محیطی شامل همه افراد با هر پیشینه‌ای.

• گزارش‌دهی شفاف:

اطمینان از اینکه کارکنان از وضعیت مالی و اهداف سازمان آگاه هستند تا حس تعلق بیشتری پیدا کنند.

با اجرای این راهکارها، سازمان می‌تواند نه تنها از ترک کارکنان جلوگیری کند، بلکه محیط کاری مثبت‌تری نیز ایجاد کند که موجب جذب و نگهداری استعدادها شود.

نتیجه گیری :

مقاله را صرفا با یک جمله به پایان می رسانم :

سرمایه انسانی همه سازمان است