جای خالی روابط عمومی در مدیریت بحران
روابط عمومی از نظر متخصصان حرفه است نه یک شغل. برای اصلاح روابط عمومی، تفکر حرفه‌ای باید داشت همچنین نگاه به موضوع روابط عمومی باید نگاه علمی باشد.
روابط عمومی نقش مؤثری در ایجاد ارتباط میان نهادها، سازمانها و ارگان‌های دولتی و خصوصی با مردم دارد. روابط عمومی یک جامعه هدف میان سازمانها و مردم است. روابط عمومی از نگاه متخصصان این حوزه یعنی فلسفه اجتماعی مدیریت. نگاه به موضوع روابط عمومی باید نگاه علمی باشد با افزایش اطلاعات عمومی کارشناسان این حوزه کمک زیادی به ارتقاء روابط عمومی در کشور می‌شود.
گسترش نیوز در حاشیه بازید اعضای هیئت‌مدیره انجمن روابط عمومی از موسسه مطبوعاتی صمت با خسرو رفیعی رئیس انجمن روابط عمومی ایران و ابوالقاسم حکیمیان؛ عضو هیئت‌مدیره انجمن روابط عمومی ایران به گفتگو پرداخته است.
تأثیر روابط عمومی بر بخش‌های مدیریتی و سازمانی، تعریف روابط عمومی، مشکلات و موانع اصلی این حوزه و ارتباط خبرنگاران و مدیران روابط عمومی محورهای اصلی این گفتگو بود که در ادامه می‌خوانید. با ما همراه باشید.
روابط عمومی مدعی‌العموم جامعه و مدافع سازمانها است
خسرو رفیعی رئیس انجمن روابط عمومی ایران با نگاهی بر تاریخچه روابط عمومی در ایران به خبرنگار گسترش نیوز گفت: برای بررسی موضوع روابط عمومی، نخست باید نگاهی به تاریخ خودمان بیندازیم. دانشمندان ما معتقدند کسانی که تاریخ نمی‌شناسند، قادر به آینده‌نگری و آینده‌سازی نیستند. ما از همان زمان‌های قدیم روابط عمومی داشتیم اما به سبک‌های سنتی و قدیمی مانند چاپار. در سال ۱۳۳۰ در مسجد سلیمان ایران یک شرکت انگلیسی برای ارتباط با کارگران و رفع مشکل آن‌ها به این موضوع پی بردند که باید روابط عمومی داشته باشند و در همان سال بود که برای نخستین بار در ایران روابط عمومی شکل گرفت.
وی ادامه داد: روابط عمومی مدعی‌العموم جامعه و مدافع سازمان است؛ یعنی باید بتواند درد جامعه را به سازمان خود گفته و از طرف دیگر بتواند حق‌وحقوق سازمان خود را بگیرد، درواقع روابط عمومی وظیفه دارد این تعادل و توازن را میان مردم و سازمان مربوطه حفظ کند. تعریف نوین دیگری وجود دارد که می‌گوید روابط عمومی تصمیم سازانی هستند برای تصمیم‌گیرندگان.
رفیعی در رابطه با تأثیر روابط عمومی بر بازاریابی افزود: بحث بازاریابی و تبلیغات سال‌های زیادی است که رونق خوبی گرفته و پیشرفت بسزایی را در این حوزه‌ها شاهد بودیم اما در برهه‌ای از زمان، غربی‌ها به این نتیجه رسیدند که فقط با بازاریابی و تبلیغات نمی‌توانند به نتیجه مطلوب و فروش مدنظر خود برسند و نیاز به روابط عمومی قوی دارند. اولین شرکتی که این موضوع را مطرح و عملی کرد یک شرکت آمریکایی فعال در حوزه راه‌آهن بود که از طریق روابط عمومی با کارگران خود ارتباط برقرار می‌کرد. روابط عمومی زمانی معنا پیدا می‌کند که سازمان مربوطه با ذی‌نفعان و مشتریان خود ارتباط برقرار کرده و انتظارات آن‌ها را برآورده کند.
وظیفه اصلی روابط عمومی‌ها
رئیس انجمن روابط عمومی ایران پیرامون وظیفه روابط عمومی در سازمانها اظهار کرد: روابط عمومی بیشتر کار درون‌سازمانی انجام می‌دهد و کار اطلاع‌رسانی و خبر یکی از وظایف روابط عمومی است. در سال‌های گذشته در ایران روابط عمومی کار تشریفات هم انجام می‌داد و در مراسم و جشن‌ها و مناسبت‌ها وظیفه هماهنگ‌کننده و برگزارکننده این مراسم‌ها را روابط عمومی بر عهده داشت. در سال‌های بعد از انقلاب فرهنگی ما روابط عمومی و ارشاد اسلامی داشتیم و در سازمانها مراسم مذهبی برگزار می‌شد. در سال ۶۴ وقتی در روابط عمومی شرکت توانیر کار می‌کردم، در سازمان ما در ماه محرم عَلَم و کُتَل داشت و روابط عمومی وظیفه برگزاری سخنرانی‌های مذهبی و مداحی را بر عهده داشت. تلاش‌های بسیاری انجام شد که روابط عمومی به جایگاه اصلی خود بازگردد. هنوز بعد از گذشته سال‌ها بسیاری از سازمانها جایگاه روابط عمومی را نمی‌شناسند و کار روابط عمومی را درست انجام نمی‌دهند.
انجمن روابط عمومی؛ نخستین نهاد مدنی در کشور
رفیعی در رابطه با تأسیس انجمن روابط عمومی گفت: نخستین اقدامی که بعد از انقلاب برای روابط عمومی انجام شد تشکیل انجمن روابط عمومی به‌عنوان نخستین نهاد مدنی در کشور بود که از زمانی که این انجمن تشکیل شد روابط عمومی رشد روزافزونی را داشت و باعث شد که این اسم در اذهان مردم تکرار شود. ما از سال ۷۰ تاکنون سخنرانی‌ها و همایش‌های بسیاری را برگزار کردیم که برای بهتر شدن عملکرد سازمانها و ادارات بوده اما متأسفانه بسیاری از سازمانها و مدیران آن‌ها روابط عمومی را بیشتر ظاهری و تشریفاتی می‌دانند و علاقه‌ای به اصولی بودن آن ندارند.
زمانی که خبرنگار یا رسانه‌ای به سازمانی می‌روند و جواب سربالا می‌شنود این روابط عمومی است که کار خود را درست انجام نداده و باعث شده که با خبرنگار این‌گونه رفتار شود.
مسیر اشتباه در روابط عمومی ایران
وی تصریح کرد: زمانی که خبرنگار یا رسانه‌ای به سازمانی می‌روند و جواب سربالا می‌شنود این روابط عمومی است که کار خود را درست انجام نداده و باعث شده که با خبرنگار این‌گونه رفتار شود. به این دلیل که روابط عمومی‌های ما تخصص لازم را ندارند و بیشتر آن‌ها بدون اینکه جایی تأیید شده باشند توسط آشنایان و مدیران همان سازمان معرفی می‌شوند و برایشان مهم نیست روابط عمومی به کدام سو برود. روابط عمومی به شرطی می‌تواند وظایفش را به‌خوبی انجام دهد که سازمانش را به‌خوبی بشناسد. اینکه آن سازمان چه وظایفی دارد و چند نفر آنجا مشغول به کار هستند، چه چیزی تولید می‌کند، با چه ارگان‌هایی در ارتباط است و دیگر مسائلی که روابط عمومی باید بداند و به آن مسلط باشد. اما در حال حاضر در سازمانها کار روابط عمومی تنها هماهنگی با مدیر سازمان و برنامه‌های او است. روابط عمومی یک کار مدیریتی است، مسئول مربوطه باید بتواند مدیریت و درباره برخی مسائل شرکت تصمیم‌گیری کند. ۸۰ درصد اقتصاد کشور دولتی است و با تغییر مسئولان آن روابط عمومی‌ها هم تغییر پیدا می‌کنند. روابط عمومی یک شغل بلندمدت است و نمی‌توان انتظار داشت که مسئول روابط عمومی در مدت کوتاه تمام کارها و برنامه‌ریزی‌ها را انجام دهد.
روابط عمومی می‌تواند تأثیر بسزایی را بگذارد و به مردم بگوید که علت این گرانی‌ها و این مشکلات چیست و مردم را از سردرگمی نجات دهد و شفاف سازی کند.
رفیعی یادآور شد: در سال ۱۳۶۷ مسئولان با صدور بخشنامه‌ای جایگاه روابط عمومی را ارتقا دادند و اعلام کردند که روابط عمومی مشاور بالاترین مقام هر سازمان است و باید بدون حق رأی در جلسات هیئت‌مدیره شرکت کند و نظر دهد. اگر روابط عمومی‌ها کار خودشان را درست انجام دهند و از علم کافی برخوردار باشند ما دیگر در کشور بحران نخواهیم داشت و این مشکلات و مسائلی که هر ساله در کشور اتفاق می‌افتد را می‌توان کنترل کرد و با برنامه‌ریزی و مدیریت مناسب بحران را کنترل کرد. به‌عنوان مثال در مسائل اقتصادی که در حال حاضر گریبان مردم را گرفته است روابط عمومی می‌تواند تأثیر بسزایی را بگذارد و به مردم بگوید که علت این گرانی‌ها و این مشکلات چیست و مردم را از سردرگمی نجات دهد و شفاف سازی کند. ما تعداد زیادی فارغ‌التحصیل روابط عمومی داریم که متأسفانه در زمینه‌ها دیگر مشغول شدند یا در بخش‌های خصوصی کار می‌کنند. من پیشنهاد می‌کنم که یک بررسی میدان از وزارتخانه‌ها و سازمانها بکنید و آنگاه متوجه می‌شوید که کسانی که در روابط عمومی این سازمانها کار می‌کنند صلاحیت و علم این کار ندارند و همگی برحسب آشنایی با مدیر و مسئول به این سمت رسیده‌اند. متأسفانه تمامی این مشکلاتی که در کشور بوجودآمده به دلیل نبود یک روابط عمومی اصولی است.
خبرنگار می‌تواند مدیر روابط عمومی شود؟
وی در پایان خاطرنشان کرد: یک مدیر رسانه یا خبرنگار می‌تواند مدیر روابط عمومی خوبی هم باشد به شرط اینکه مخاطب‌شناسی، روانشناسی و جامعه شناسی بلد باشد و همچنین با سازمان مربوطه آشنایی داشته باشد. اما متأسفانه در کشور ما وزارتخانه‌های مختلف مدیر روابط عمومی شخصی است که هیچ سررشته‌ای از وظایف آن سازمان ندارد و حتی مدرک روابط عمومی هم ندارد. اینکه یک خبرنگار مسئول روابط عمومی شود مشکلی ندارد اما به شرط اینکه آن خبرنگار چند ماهی با سازمان مربوطه آشنایی پیدا کند روابط عمومی باید روزنامه‌نگاری بلد باشد و مسلط به اخبار و مسائل مربوط به خبر باشد. زیرا اگر مشکلی در آن سازمان به وجود بیاید و خبری به اشتباه پخش شود روابط عمومی مسئول خواهد بود. پس میان روابط عمومی و روزنامه‌نگاری نمی‌توان تفاوتی قائل شد زیرا این دو به‌هم پیوسته‌اند. مسئول روابط عمومی باید بتواند در یک نشست خبری جلسه را کنترل کند و آن خبر را برای مجموعه و سازمان خود تنظیم و نشر دهد پس نمی‌توان میان این دو شغل فاصله بگذاریم زیر به هم وابسته هستند.
تسلط به اخبار روز؛ ویژگی بارز مدیران روابط عمومی
در ادامه گفتگوی گسترش‌نیوز با ابوالقاسم حکیمیان؛ عضو هیئت‌مدیره انجمن روابط عمومی ایران را می‌خوانید.
ابوالقاسم حکیمیان؛ عضو هیئت‌مدیره انجمن روابط عمومی ایران در رابطه با نقش روابط عمومی گفت: روابط عمومی یک هنر است. کسی که مسئولیت این حوزه را بر عهده می‌گیرد باید جامعه‌شناسی، سخنوری، ارتباط مؤثر با دیگران و دیگر مهارت‌هایی که برای ایجاد روابط عمومی مؤثر است، را دارا باشد. البته در ایران ما چند نوع روابط عمومی داریم. یک نوع از روابط عمومی این‌گونه است که مسئول مربوطه فقط با مدیر در ارتباط است و هر آنچه که مدیر به صورت روزمره نیاز دارد را برنامه‌ریزی می‌کند.
در سال گذشته که اتفاقات بدی در کشور افتاد متأسفانه بسیاری از روابط عمومی‌ها و سازمانها بی‌تفاوتی نشان دادند و به مردم هیچ توجهی نکرده و واکنشی نشان ندادند. به نظر من روابط عمومی‌هایی که در حال حاضر در کشور وجود دارند فاقد مدیریت بحران هستند.
وی در ادامه افزود: نوع دیگر روابط عمومی سازمان محور است. در این نوع روابط عمومی مسئول مربوطه تنها وظایف سازمانی‌اش را انجام می‌دهد و منافع سازمان برای او مهم است. در انتها یک روابط عمومی مردمی داریم که متأسفانه به ندرت در ایران پیدا می‌شود و اگر هم کسی این‌گونه باشد به سرعت او را جایگزین کرده و شخص دیگری را مسئول روابط عمومی می‌کنند.
حکیمیان نقش روابط عمومی‌ها را در ناآرامی‌های سال گذشته این‌گونه بیان کرد: در سال گذشته که اتفاقات بدی در کشور افتاد متأسفانه بسیاری از روابط عمومی‌ها و سازمانها بی‌تفاوتی نشان دادند و به مردم هیچ توجهی نکرده و واکنشی نشان ندادند. به نظر من روابط عمومی‌هایی که در حال حاضر در کشور وجود دارند فاقد مدیریت بحران هستند. امیدواریم که در سال جدید این رویه عوض شود و اتفاقات تلخ سال گذشته تکرار نشود و مردم به خواسته‌های خود برسند.
وی ادامه داد: روابط عمومی محتاج این است که به اخبار روز مسلط باشد. مدیرانی که فارغ‌التحصیل این رشته بودند سعی کردند که روابط عمومی الکترونیک را در سازمان‌های خود به اجرا بگذارند. به‌عنوان مثال در گذشته اخبار و مطالب با قیچی جدا می‌شد و انتخاب می‌شد اما در حال حاضر این روند به صورت الکترونیکی شده است. در آمریکا و اروپا و کشورهای پیشرفته روابط عمومی با هوش مصنوعی کنترل می‌شود و به صورت دقیق و منظم وظایف را بررسی و کنترل می‌کند اما متأسفانه در کشور ما با وجود اساتید بسیار برگزیده‌ای که داریم این‌گونه نیست نتوانستیم که شاگردان ممتاز این رشته را بکار گیریم. در کشور ما مدیران آشنایان خود را به‌عنوان مدیر روابط عمومی انتخاب می‌کنند که هیج سررشته‌ای از این حوزه ندارند که این از نظر اصول روابط عمومی دیجیتال مغایر است زیرا فردی که این مسئولیت را بر عهده می‌گیرد باید کار با شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های گوناگون را به‌خوبی بلد باشد. در حال حاضر شبکه‌های اجتماعی اکثر وزارتخانه‌ها در ایران مسدود است یا به صورت یک طرفه تنها اخبار سازمان را در آن پوشش می‌دهند و هیچ ارتباطی با مردم ندارند.
عضو هیئت‌مدیره انجمن روابط عمومی ایران در پایان تصریح کرد: انجمن روابط عمومی از ابتدا برای ارتقای سیستم روابط عمومی کشور تلاش بسیاری کرد و سال گذشته نظام‌نامه روابط عمومی را به شورای عالی انقلاب فرهنگی داد که برحسب آن اعضای انجمن رتبه‌بندی شوند. روابط عمومی خوب یک مدیر خوب می‌خواهد. یک روابط عمومی خوب باید بداند که چه چیزی به صلاح مدیر و آن مجموعه است. اینکه حتی مدیر چه بپوشد با چه ماشینی رفت‌وآمد کند، چه کارهایی را برای بهبود وضعیت سازمان انجام دهد و چه کارهایی را انجام ندهد؛ وظایف یک روابط عمومی خوب است. درواقع روابط عمومی باید بحران مدیریت بلد باشد و بتواند در شرایط بحرانی تصمیم درست و به صلاح مجموعه و مدیر آن مجموعه بگیرد.
