جایگاه دفاتر خانوادگی در کسب‌وکار
محمد بهارلو محمدزاده ـ مشاور حاکمیت کسب‌وکار خانوادگی
دفاتر خانوادگی، سازمانی‌هایی خصوصی برای حفظ، رشد و راهبری ثروت و میراث خانوادگی در طول نسل‌های مختلف هستند که طیف گسترده‌ای از خدمات مدیریت سرمایه‌گذاری، برنامه‌ریزی املاک، مدیریت مالیات، حاکمیت بین‌نسلی، امور بشردوستانه و حتی مدیریت سبک زندگی را ارائه می‌دهند. آنها به‌عنوان رکن امین عمل می‌کنند و جنبه‌های مختلف تصمیمات سرمایه‌گذاری، استراتژی‌های مالیاتی و انتقال ثروت بین‌نسلی را مدیریت می‌کنند. اغلب از نزدیک با چندین نسل کار می‌کنند و ضمن حفظ محرمانگی و حریم خصوصی، تحقق مقاصد مالی و اعتلای ارزش‌های خانوادگی را تضمین می‌کنند. دفتر خانوادگی یکی از موقعیت‌های اعتماد، تخصص و خدمات سفارشی‌سازی‌شده است که متناسب با نیازها و ترجیحات منحصربه‌فرد هر خانواده شکل می‌گیرد. ساختار و مسئولیت‌های آن به‌گونه‌ای است که خدمات مالی و مشاوره‌ای جامع را به یک خانواده ثروتمند ارائه می‌دهد و بسته به نیازها و اهداف خاص خانواده‌ای که در آن خدمت می‌کند، ساختاری متفاوت دارند. با این‌حال، عناصر ساختاری مشترک این دفاتر بدین شرح است:
• معمولا یک نفر مسئولیت رهبری را برعهده دارد و به‌عنوان مباشر، سرپرست یا رئیس دفتر خانوادگی بر عملیات کلی و جهت‌گیری‌های استراتژیک دفتر نظارت می‌کند.
• مسئولیت مدیریت ثروت، سرمایه‌گذاری و سبد سرمایه‌گذاری، تخصیص دارایی، تحقیقات سرمایه‌گذاری، مدیریت ریسک و نظارت بر عملکرد را برعهده دارد.
• خدمات مشاوره جامع در برنامه‌ریزی‌های مالیاتی، املاک، انتقال ثروت و مدیریت ریسک ارائه می‌دهد.
• جنبه‌های اداری مدیریت ثروت خانواده شامل نگهداری سوابق مالی، حسابداری، پرداخت قبوض، بودجه‌بندی و هماهنگی با وکلا، حسابداران و ارائه‌دهندگان بیمه را انجام می‌دهد.
• ایجاد و حفظ ساختارها، سیاست‌ها و فرآیندهای حاکمیت خانواده، تسهیل جلسات خانوادگی، کمک به ارتباطات خانوادگی و آموزش نسل‌های آینده درباره مدیریت ثروت.
• مدیریت ابتکارات بشردوستانه خانوادگی و کمک به شناسایی علل، بازنگری و توسعه استراتژی‌های بشردوستانه، ارزیابی سازمان‌های خیریه و نظارت بر شبکه‌های اعطای کمک‌های مالی.
• خدمات پشتیبان شامل امور سرایداری و تامین نیازمندی‌های رفاهی.
از سوی دیگر، این دفاتر با کسب‌وکار خانوادگی بسته به مقتضیات ارتباطی خاص دارند. برای مثال، ممکن است برای حمایت و مدیریت کسب‌وکار خانوادگی خدمات برنامه‌ریزی استراتژیک، استقرار ساختارهای حاکمیتی، جانشین‌پروری و مدیریت مالی ارائه دهند. حتی می‌توانند در هماهنگی نیازهای مالی و اهداف شخصی اعضای خانواده با اهداف کسب‌وکار کمک کنند. این ادغام اطمینان می‌دهد ثروت و دارایی خانواده به‌طورموثر مدیریت و حفظ می‌شود و در عین حال، از موفقیت بلندمدت کسب‌وکار خانوادگی حمایت می‌شود.
علاوه بر اینکه، دفاتر خانوادگی می‌توانند نقش مهمی در تسهیل ارتباطات و همکاری بین اعضای خانواده درگیر در کسب‌وکار ایفا کنند. می‌توانند به‌عنوان یک قطب مرکزی برای تصمیم‌گیری و حل تعارضات عمل کنند و تضمین دهند که منافع خانواده و کسب‌وکار خانوادگی با هم همسو و متوازن است.
داشتن یک دفتر خانوادگی مزایای متعددی به‌همراه دارد که عمده‌ترین آنها از این قرار است:
• رویکردی متمرکز برای مدیریت ثروت، دارایی‌ها و امور مالی خانواده ارائه می‌دهد. مسئولیت‌های مدیریت سرمایه‌گذاری، برنامه‌ریزی‌های مالیاتی، املاک و امور خیریه و بشردوستانه را ساده می‌کند.
• نیازها و اهداف منحصربه‌فرد یک خانواده ثروتمند را به‌صورت متناسب و سفارشی‌سازی‌شده ارائه می‌کند و اطمینان می‌دهد اولویت‌ها و ترجیحات خانواده در نظر گرفته شده است.
• معمولا افراد حرفه‌ای با دانش و متخصص در امور مالی، حقوقی، مالیاتی، حاکمیت خانوادگی و سایر زمینه‌های مرتبط را استخدام می‌کند. این کارشناسان درباره مسائل پیچیده مالی و راهبری، مشاوره جامع ارائه می‌دهند.
• می‌تواند با فراهم کردن بستری برای ارتباطات، تصمیم‌گیری، جانشین‌پروری، تسهیل انتقال بین‌نسلی، اعتلای ارزش‌ها و میراث ناب خانوادگی و ارائه یک برنامه استراتژیک برای نسل‌های آینده کمک کند.
• رازداری و حفظ حریم خصوصی خانواده را در اولویت قرار می‌دهد. به محافظت از اطلاعات حساس در برابر نظارت عمومی کمک می‌کند و یک محیط امن برای مدیریت ثروت فراهم می‌آورد.
البته معایبی هم در بردارد که عمده آنها به شرح ذیل است:
• ایجاد و نگهداری یک دفتر خانوادگی می‌تواند گران باشد. هزینه استخدام متخصصان ماهر، سرمایه‌گذاری در فناوری و زیرساخت‌ها و تحمل هزینه‌های عملیاتی جاری درخور توجه است. به‌طبع امکان دارد خانواده‌های کوچک‌تر از نظر مالی برای نگهداری از یک دفتر اختصاصی خانوادگی مشکل پیدا کنند.
• گاهی اوقات، دفتر خانوادگی ممکن است بیش از حد به منافع خانواده گره بخورد و به‌طوربالقوه عینیت تصمیم‌گیری را به‌خطر بیندازد و منجر به تضاد منافع بالقوه یا توصیه‌های جانبدارانه شود.
• مدیریت چنین دفتری شامل رسیدگی به وظایف مختلف اداری، هماهنگی الزامات انطباق بین ارائه‌دهندگان خدمات مختلف است. این موضوع می‌تواند منجر به افزایش پیچیدگی و بروکراسی شود و پیمایش موثر را به‌چالش بکشد.
• ممکن است با مشکلات مقیاس‌پذیری مواجه شود، به‌ویژه زمانی که ثروت خانواده به‌طور قابل‌توجهی افزایش می‌یابد یا زمانی که چندین نسل درگیر هستند. افزایش خدمات و عملیات یک دفتر خانوادگی می‌تواند چالش‌برانگیز شود و ممکن است نیاز به تغییر ساختار یا برون‌سپاری داشته باشد.
• اغلب حول افراد کلیدی دارای دانش و روابط تخصصی ساخته می‌شود. فقدان برنامه‌ریزی جانشینی مناسب، می‌تواند خطرات وابستگی ایجاد کند، زیرا در صورت بازنشستگی یا ترک کارکنان کلیدی، اثربخشی دفتر خانوادگی ممکن است تحت‌تاثیر قرار گیرد. به‌شکل اجمالی، ارتباط دفاتر خانوادگی با کسب‌وکارهای خانوادگی اغلب درهم‌تنیده است و در موفقیت خانواده، پیشرفت کسب‌وکار و اعتلای میراث‌خانوادگی، نقش حامی و تضمین‌کننده برعهده دارند. برای خانواده‌هایی که دفتر خانوادگی را موردتوجه قرار می‌دهند، مهم است که مزایا و معایب داشتن این‌گونه دفاتر را به‌دقت ارزیابی کنند، نیازها و منابع خاص خود را بسنجند و مشخص کنند، آیا استفاده از یک دفتر خانوادگی با اهداف بلندمدت خانواده آنها همسو و سازگار است؟
