در نمایشگاه‌ها معمولا ۳ گروه ویژه با اهداف و برنامه‌های عملی متفاوت به چشم می‌خورند که عبارتند از مسئولان و دست‌اندرکاران برپایی نمایشگاه، مدیران و نمایندگان بنگاه‌های اقتصادی شرکت‌کننده در نمایشگاه و بازدیدکنندگان.

هر یک از این گروه‌ها برای دستیابی به اهداف خاصی پا به محیط نمایشگاه می‌گذارند و علاوه بر صرف هزینه، زمانی را برای حضور در نمایشگاه اختصاص می‌دهند. چنانچه این گروه‌ها نتوانند به اهداف از پیش تعیین‌شده خود دست یابند، می‌توان نتیجه گرفت که زمان و هزینه‌های صرف شده برای برگزاری یا بازدید از نمایشگاه به هدر رفته و در عمل نمایشگاه توفیقی کسب نکرده است.

اما در صورتی که نمایشگاه‌ها به‌خوبی برگزار شوند و از ابزارها و روش‌های مناسبی در این زمینه استفاده کنند، می‌توان امیدوار بود تمامی ذی‌نفعان به اهداف خود دست یابند. در کنار این هدف مهم، بسیاری از فعالان اقتصادی تمایل دارند از شرکت در نمایشگاه‌ها حداکثر استفاده را ببرند و سود بیشتری را در قبال هزینه‌های انجام شده به‌دست آورند. شاخص‌های فروش و بازده دارایی از جمله عواملی هستند که در صورتی که بعد از شرکت در نمایشگاه مورداندازه‌گیری و بررسی قرار گیرد می‌توان درباره موفقیت یک نمایشگاه و نحوه برگزاری آن تصمیم‌گیری کرد.

مدتی پیش اتحادیه بین‌المللی نمایشگاه‌ها، نتایج تحقیقات خود از اندازه‌گیری میزان موفقیت شرکت‌ها را منتشر کرد. در این تحقیقات، توجیه سرمایه‌گذاری واحدهای اقتصادی برای شرکت در نمایشگاه‌ها، کمک به انتخاب بهترین نمایشگاه‌ها برای مجموعه‌های اقتصادی، بهبود فعالیت‌های شرکت، تشویق تیم‌های کاری فعالان اقتصادی به فعالیت‌های نتیجه‌گرا و میزان تاثیرگذاری نمایشگاه‌ها به‌عنوان گزینه‌ای برای افزایش بازدهی سرمایه‌گذاری موردبررسی قرار گرفت. در این میان، بازاریابی نمایشگاه رتبه نخست را در توانایی ارائه بیشترین میزان بازده دارایی به‌دست آورد.

میزان این بازدهی ۴۷ درصد بود که در مقایسه با موضوع تبلیغات با ۱۸ درصد و تبلیغات اینترنتی با ۱۵ درصد، جایگاه بسیار مطلوبی را نشان می‌دهد. همچنین در تحقیق دیگری که در دانشگاه فلپس ماربورگ آلمان انجام شد، ابزار شرکت در نمایشگاه‌ها به‌عنوان یک عامل تاثیرگذار مناسب و مهم بر بازده دارایی‌های شرکت‌ها ( ROI ) مورد بررسی قرار گرفت. در این تحقیق که از ۳۵۰ مدیر ارشد بازاریابی در شرکت‌های بزرگ و شرکت‌های فعال در حوزه خودرو، فناوری، مراقبت‌های پزشکی، خدمات مالی، ساختمان و... به‌دست آمد، مشخص شد از لحاظ میزان بازدهی سرمایه‌گذاری، نمایشگاه‌ها بیشترین بازدهی سرمایه‌گذاری را داشته‌اند.

در این تحقیق، آگاهی از برند شرکت‌ها و ترجیح آن، مهم‌ترین و نخستین برنامه بازاریابی نمایشگاهی شرکت‌ها به‌شمار می‌رود. نتیجه دیگر اینکه میزان استفاده از ابزارهای اندازه‌گیری برای بررسی و سنجش نتایج نمایشگاهی، از ۳۵ به ۵۳ درصد افزایش یافته است. از سوی دیگر، نمایشگاه ابزار بسیار مناسبی برای دستیابی به مشتریان بالقوه و بالفعل است. در واقع نمایشگاه‌ها می‌توانند شما را به بازاری جدید هدایت کنند و فروش را تحت‌تاثیر قرار دهند.

نتایج تحقیقات اخیر حاکی از آن است که ۴۶ درصد قراردادهای خرید تحت‌تاثیر حضور در نمایشگاه منعقد می‌شود و ۲۶ درصد از بازدیدکنندگان نیز برای ثبت سفارش خرید در نمایشگاه‌ها تصمیم می‌گیرند. این موضوع تاکید می‌کند که حضور در نمایشگاه‌ها عاملی مهم برای افزایش فروش در دوران بی‌ثباتی و حوادث تاثیرگذار بر اقتصاد است و گستره نمایشگاهی می‌تواند بازار جدیدی را برای شرکت‌ها ایجاد کند و اهمیت برند را بیش از پیش متذکر شود.

درباره عامل تاثیرپذیر ROI از نمایشگاه باید برگزارکنندگان ابزارهای نوین را شناسایی کنند و آنها را به کار بگیرند تا شرکت‌های حاضر بتوانند وضعیت خود را مشخص کنند و در جهت بهبود آن گام بردارند. فعالان اقتصادی نیز باید تلاش کنند با برنامه در نمایشگاه حضور یابند و از هزینه‌های اضافی جلوگیری کرده و پس از اتمام نمایشگاه، ROI خود را محاسبه و برای حضور بهتر در نمایشگاه بعدی برنامه‌ریزی کنند.

در زمینه فروش نیز برگزارکنندگان باید به بهبود هر چه بیشتر عملکرد خود بیفزایند تا از این طریق بتوانند بازدیدکنندگان حرفه‌ای را به نمایشگاه جذب کنند تا در افزایش فروش شرکت‌ها موثر باشند. برگزارکنندگان نمایشگاه‌ها می‌توانند اقدام به ارائه خدمات رفاهی برای بازدیدکنندگان و غرفه‌داران کرده و از بلیت‌های تخفیف برای این مراکز و هتل‌ها، رستوران‌ها و... استفاده کنند تا بازدیدکنندگان و غرفه‌داران تمایل بیشتری برای حضور در نمایشگاه یافته و در سال‌های آینده نیز انگیزه حضور داشته باشند.