به فرایند تبدیل اطلاعات به دانش در داخل سازمان چرخه مدیریت دانش گفته می‌شود. این چرخه توضیح می‌دهد که دانش چگونه در سازمان جذب، پردازش و توزیع می‌شود. در این مقاله با هدف مقایسه مدل های مدیریت دانش مهم‌ترین مدل‌های چرخه مدیریت دانش مورد بررسی قرار گرفته‌اند.

تا به امروز، چهار مدل مدیریت دانش به دلیل توانایی آن‌ها برای رفع نیازهای روزافزون انتخاب‌شده‌اند. این چهار مدل عبارتند از مدل مایر و زک (۱۹۹۶)، چرخه مدیریت دانش بکوویتز و ویلیامز (2000)، مدل مدیریت دانش مک الروی (۲۰۰۳) و چرخه مدیریت دانش ویگ  (مدل ایجاد و کاربرد دانش ویگ) (۱۹۹۳).

در این مقاله از سایر مدل‌ها عمومی مدیریت دانش ازجمله مدل نوناکا و تاکوچی، مدل مدیریت دانش کنراد و نیومن، مدل هیسیگ و ... صرف نظر شده است.

مدل مدیریت دانش زک

مدل Zack مبتنی بر طراحی و توسعه محصولات اطلاعاتی است. بنا به دیدگاه مایر و زک، شبکه بین هر مرحله به‌گونه‌ای منطقی و استاندارد طراحی‌شده است.

در این چرخه دانش، مهم‌ترین مراحل توسعه مخزن دانش بر اساس مراحل چرخه مدیریت دانش در سازمان تحلیل و ترسیم می‌شوند.

مراحل مدیریت دانش مدل Zack عبارتند از اکتساب، پالایش، ذخیره/ بازیابی، توزیع، ارائه و کاربرد. به این چرخ فرایند تصفیه نیز گفته می‌شود.

اکتساب داده یا اطلاعات

اکتساب با مسائل مربوط به منشأ محتوای اولیه مانند حیطه، وسعت، عمق، اعتبار، دقت، بهنگام بودن، اهمیت، هزینه، کنترل و قابلیت انحصار سروکار دارد.

ضرب‌المثل معروف «از کوزه همان برون تراود که در اوست» اصل راهنما است؛ یعنی به داده‌هایی با بالاترین کیفیت نیاز است در غیر این صورت محصولات فکری تولید شده در پایین‌دست از کیفیت پایین‌تری برخوردار خواهند بود.

پالایش

پالایش می‌تواند فیزیکی (مانند انتقال از یک رسانه به رسانه دیگر) یا منطقی (مانند تجدید ساختار، تغییر برچسب، نمایه‌سازی و ادغام) باشد.

همچنین منظور از پالایش همان پاک‌سازی (همان پاک‌سازی محتوا برای اطمینان از ناشناسی کامل منبع و مهم‌ترین عوامل مربوطه) یا استانداردسازی (مانند انطباق با روال‌های مطلوب یا درس‌های آموخته شده در آن سازمان خاص) است.

در این مرحله از مدل مدیریت دانش با خلق دانش قابل کاربرد تر و ذخیره‌سازی محتوا به نحو منعطف‌تر برای کاربردهای آتی ارزش‌آفرینی می‌شود.

ذخیره‌سازی/ بازیابی

ذخیره‌سازی یا بازیابی پل ارتباطی بین مرحله افزایش دانش بالادستی و مراحل تصفیه است که ورودی‌های مرحله پایین‌دستی و مخزن تولید محصول را تأمین می‌کند. ذخیره‌سازی می‌تواند به شکل فیزیکی (پوشه یا اطلاعات چاپ‌شده) و همچنین دیجیتال (پایگاه‌داده، سیستم مدیریت دانش) باشد.

توزیع

منظور از توزیع نحوۀ انتقال محصول به کاربر نهایی (مانند دورنگار، چاپگر یا ایمیل) است و نه‌تنها ابزار انتقال بلکه زمان‌بندی، فراوانی، شکل، زبان و چیزهای دیگر را در برمی‌گیرد.

ارائه

در مرحله ارائه یا کاربرد زمینه اهمیت بسزایی دارد. در این مرحله عملکرد هر یک از مراحل ارزش‌افزایی پیشین ارزیابی می‌شوند، برای مثال آیا کاربر از پیش‌زمینه کافی برای استفاده از این محتوا برخوردار است؟ در غیر این صورت، چرخه مدیریت دانش نتوانسته است برای فرد و درنهایت برای شرکت ارزش به ارمغان بیاورد.

زک و مایر جامع‌ترین تصویر را از مهم‌ترین مؤلفه‌های مربوط به مدل مدیریت دانش ترسیم می‌کنند. به طور خاص، در چرخه مدیریت دانش مفهوم پالایش اهمیت بسزایی دارد و مفهومی است که اغلب نادیده گرفته می‌شود.

چرخه مدیریت دانش بکوویتز و ویلیامز

در چرخه مدیریت دانش بوکوویتز و ویلیامز چارچوب فرایند مدیریت دانش را به این صورت تعریف می‌شود «نحوه ایجاد، حفظ و گسترش یک مخزن دانش استراتژیک برای ارزش‌آفرینی».

در این چارچوب مدیریت دانش، دانش شامل مخازن دانش، روابط، فناوری‌های اطلاعاتی، زیرساخت‌های ارتباطی، مجموعه مهارت‌های عملکردی، اطلاعات فرایندی، مسئولیت‌پذیری محیطی، هوش سازمانی و منابع بیرونی است.

مراحل چرخه مدیریت دانش بکوویتز و ویلیامز

این مراحل فرایندهای گسترده‌تر تطبیق سرمایه فکری با نیازهای استراتژیک را در بر می‌گیرند.

-         مرحله اول شامل جستجوی اطلاعات موردنیاز به‌منظور تصمیم‌گیری، حل مسئله یا نوآوری است.

-         مرحله دوم همان مرحله کاربرد مدیریت دانش است و شامل نحوۀ ترکیب اطلاعات به روش‌های بدیع و جذاب به‌منظور افزایش نوآوری سازمانی است. در ابتدا توجه بر روی افراد و سپس گروه معطوف می‌شود.

-          در مرحله یادگیری به فرایند رسمی یادگیری از تجربیات به‌عنوان ابزار ایجاد مزیت رقابتی اشاره می‌شود. در شرکت‌ها یادگیری اهمیت بسزایی دارد؛ زیرا یادگیری مرحلۀ گذار بین استفاده از ایده‌ها و ایجاد ایده‌های جدید است.

-         مرحله مشارکت در چرخه مدیریت دانش کارمندان را تشویق می‌کند تا آنچه یاد گرفته‌اند را به پایگاه دانش جمعی (مانند مخزن) منتقل کنند. تنها به این شیوه می‌توان دانش فردی را در جا و زمان مناسب در دسترس و معرض دید کل سازمان قرار داد.

مدل مدیریت دانش مک الروی

در مدل مک الروی چرخۀ عمر دانش به نحوی تعریف می‌شود که فرایندهای تولید دانش و ادغام دانش همراه با مجموعه‌ای از حلقه‌های بازخورد حافظه سازمانی، باورها، ادعاها و محیط فرایند کسب‌وکار را در برمی‌گیرد. در مدل مدیریت دانش مک الروی:

-         در مدل مدیریت دانش مک الروی هدف از تدوین بیان مسئله یادگیری و تعیین ماهیت ویژه شکاف دانش است.

-         ادعای دانش واکنشی به بیان مسئله تأیید شده است، ادعای دانش از طریق کسب اطلاعات و یادگیری فردی و گروهی تأیید می‌شوند.

-         ادعای دانش جدید از طریق فرایند ارزیابی ادعای دانش ارزیابی و بررسی می‌شود.

-         ارزیابی ادعای دانش منجر به تداوم بقای ادعاهای دانش می‌شود و آنها به‌عنوان دانش سازمانی جدید یا ادعای دانش غیرقطعی یا کذب در دانش سازمانی ادغام می‌شوند.

-         در مدل مدیریت دانش مک الروی گردآوری تجربیات حاصل از کاربرد دانش در پایگاه دانش سازمانی منجر به ایجاد ادعاهای جدید می‌شود و باورهایی درنتیجۀ آن شکل می‌گیرد و بار دیگر این چرخه آغاز می‌شود.

در تولید دانش، فرایندهای یادگیری فردی و گروهی ازجمله فرایندهای اولیه محسوب می‌شوند. فرایندهای تولید دانش عبارتند از تدوین ادعای دانش، کسب اطلاعات، مدون سازی ادعای دانش و ارزیابی ادعای دانش.

مراحل فرایند تولید دانش

می‌توان فرایندهای تولید دانش را به شرح زیر خلاصه کرد:

-         اولین گام در یادگیری سازمانی یادگیری فردی و گروهی است.

-         اعتبارسنجی ادعای دانش شامل تدوین دانش در سطح سازمانی است.

-         وجود یک رویۀ رسمی برای دریافت و تدوین نوآوری‌های فردی و گروهی اهمیت بسزایی دارد.

-         افزودن اطلاعات فرایندی است که به‌موجب آن سازمان با قصد و نیت یا به طور تصادفی ادعای دانش یا اطلاعات تولید شده توسط دیگران یعنی افراد خارج از شرکت را گردآوری می‌کند. در تدوین ادعای دانش جدید در سطح سازمانی این مرحله نقش پررنگی ایفا می‌کند.

-         ادغام دانش فرایندی است که به‌موجب آن سازمان در محیط فعالیت خود از ادعای دانش جدید استفاده می‌کند و ادعای دانش قدیمی را کنار می‌گذارد. ادغام دانش شامل انتقال دانش است؛ مانند آموزش، به‌اشتراک‌گذاری دانش و دیگر فعالیت‌های اجتماعی که دانش سازمانی قبلاً تولید شده را به دانش ورزان انتقال می‌دهد یا دانش کاملاً جدید را دربر می‌گیرد.

یکی از مزایای مدل مدیریت دانش مک الروی توصیف دقیق نحوه بررسی دانش و تصمیم‌گیری آگاهانه برای لحاظ‌کردن یا عدم لحاظ‌کردن آن در حافظه سازمانی است. مجوز دانش اقدامی است که به‌وضوح مدیریت دانش را از مدیریت اسناد متمایز می‌سازد. هدف از چرخه مدیریت دانش ایجاد فرایندهایی برای شناسایی محتوای دانش ارزشمند برای سازمان و کارکنان آن است.

چرخه مدیریت دانش ویگ

مدل ایجاد و کاربرد دانش ویگ بر سه شرط تأکید دارد که برای موفقیت کسب‌وکار یک سازمان باید برآورده شوند.

-         سازمان باید کسب‌وکار (کالا یا خدمات) و مشتری داشته باشد.

-         سازمان باید منابع داشته باشد (نیروی انسانی، بودجه و امکانات).

-         سازمان باید قدرت عمل داشته باشد.

ویگ اصلی‌ترین هدف مدیریت دانش را تلاش برای فعالیت هوشمندانه سازمان از طریق دانش‌آفرینی، انباشت دانش، استقرار دانش و استفاده از دانش باکیفیت می‌داند. چرخه مدیریت دانش ویگ نحوه ساخت و استفاده از دانش توسط افراد یا سازمان‌ها را نشان می‌دهد.

چهار مرحلۀ اصلی چرخه مدیریت دانش ویگ

-         ایجاد دانش: از منابع دانش بیرونی و درونی

-         نگهداشت دانش: ذخیره‌سازی اطلاعات به شکل خاص

-         ادغام دانش: از طریق اینترانت و نرم افزارهای مدیریت دانش

-         استفاده از دانش: در زمینه کار موجود در فرایند

چرخه یکپارچه

در اخرین بخش از مقاله مقایسه مدل های مدیریت دانش، سه مرحلۀ مهم چرخه یکپارچه استراتژی مدیریت دانش معرفی می‌شوند که در هر سازمان وجود دارد:

-        جذب و یا ایجاد دانش

-        اشتراک و اشاعه دانش

-        اکتساب و استفاده از دانش

 منظور از جذب دانش شناسایی و تدوین دائمی دانش موجود (که معمولاً قبلاً نادیده گرفته می‌شد) و اطلاعات خاص در داخل سازمان یا دانش بیرون از سازمان است.

منظور از ایجاد دانش ترویج دانش جدید و نوآوری‌های دانشی است که قبلاً در داخل سازمان وجود نداشته‌اند.

پس از تعیین ارزش محتوای تازه شناسایی شده، مرحلۀ بعدی زمینه‌سازی این محتوا است. زمینه‌سازی محتوا شامل حفظ ارتباط بین دانش و افراد مطلع از محتوا است.

سپس در زمان درک و تصمیم‌گیری کاربر برای استفاده از محتوا، مجدداً چرخه مدیریت دانش بررسی می‌شود.

کاربران به شکل به‌روزرسانی شده نشان می‌دهند که آیا دانش سودمند است یا خیر و زمانی که دانش منسوخ شود یا دیگر کاربردپذیر نباشد نیز کاربران اطلاع‌رسانی می‌کنند.