هر ناشری مجاز است با توجه به ضوابط و مقررات نمایشگاه در هر دو شکل نمایشگاهی (فیزیکی و مجازی) یا صرفا مجازی شرکت کند.

سال مبنای عرضه کتاب برای فروش در شکل فیزیکی کتاب‌های منتشرشده سال ۱۳۹۷ به بعد و در شکل مجازی نیز کتاب‌های منتشر شده سال ۱۳۹۱ به بعد در نظر گرفته شده است. ناشران متقاضی شرکت در شکل فیزیکی نمایشگاه می‌توانند برای نمایش و فروش کتاب‌های خود طبق شرایط و ضوابط اعلام شده نسبت به دریافت غرفه مستقل یا اعطای نمایندگی اقدام کنند. مبنای ثبت‌نام برای ناشران علاوه بر دارا بودن پروانه نشر معتبر از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، به تفکیک هر حوزه و براساس تعداد کتاب‌های منتشرشده برای دریافت غرفه مستقل در شکل فیزیکی، به این شرح است: 

 ناشران بخش کتاب‌های عمومی، دانشگاهی و آموزشی: ۴۰ عنوان کتاب

 ناشران بخش کتاب‌های کودک و نوجوان: ۴۵عنوان کتاب

 ناشران بخش الکترونیک: ۴۵ عنوان کتاب الکترونیک.

مبنای ثبت‌نام برای حضور در شکل مجازی، فعال بودن ناشر طی ۱۰ سال منتهی به سال برگزاری نمایشگاه با هر تعداد چاپ کتاب است. براساس ضوابط اعلام‌شده آن دسته از ناشرانی که شرایط ثبت‌نام و دریافت غرفه مستقل از لحاظ دارا بودن تعداد عناوین منتشرشده را ندارند، می‌توانند در صورت تمایل برای حضور در نمایشگاه نسبت به اعطای نمایندگی اقدام کنند یا برای دریافت غرفه مستقل ثبت‌نام موقت انجام دهند. درخواست این دسته از ناشران در صورت وجود فضا برای اختصاص غرفه مستقل در کمیته ناشران داخلی مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

متخلفان ثبت‌نام‌ نمی‌شوند

ثبت‌نام از ناشرانی که دارای پیشینه تخلف در سی‌ودومین نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران و نمایشگاه‌های مجازی کتاب هستند، امکان‌پذیر نیست. این ناشران در شکل فیزیکی نیز نمی‌توانند ثبت‌نام کنند و امکان اعطای نمایندگی نیز ندارند.

چه مواردی تخلف به‌شمار می‌رود؟

در بخش ضوابط فعالیت در نمایشگاه چند نکته حائز اهمیت است: 

 غرفه تخصیصی به هر ناشر، صرفا برای عرضه و فروش کتاب‌های منتشرشده توسط آن ناشر است و نگهداری و نمایش و فروش کتاب‌های غیرمجاز و نیز عرضه کتاب‌های سایر ناشران، تخلف به‌شمار می‌رود و با بالاترین سطح مجازات پیش‌بینی‌‌شده در مقررات با متخلفان برخورد خواهد شد.

 عرضه یا نگهداری کتاب‌های سایر ناشران در غرفه مستقل، موجب طرح مراتب در هیات رسیدگی به تخلفات نمایشگاه، تعطیلی غرفه و حداقل یک سال محرومیت از حضور در دوره‌های بعدی نمایشگاه به تشخیص هیات رسیدگی به تخلفات خواهد بود.

 ارائه و فروش کتاب‌های فاقد مجوز و کتبی که به صورت متقلبانه و غیرمجاز تکثیر و منتشرشده باشد، موجب تشدید مجازات پیش‌گفته و محرومیت از حضور در نمایشگاه تا ۳ دوره و رسیدگی به صلاحیت ناشر در مراجع قانونی (هیات رسیدگی به تخلفات، هیات انتظامی استان و...) خواهد بود.

 نمایش و فروش کتاب اُفست خارجی در نمایشگاه، در صورتی مجاز است که علاوه بر دارا بودن شناسنامه و مجوز وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، ناشر اصلی یا نماینده رسمی وی، آن کتاب را در بخش ناشران خارجی نمایشگاه عرضه نکرده باشد.