روابط عمومی، ویترین سازمان‌ها
بازار در این اقتصاد نابسامان هر بار تنها در انتظار یک جرقه کوچک است. در نتیجه سازمان‌های مرتبط باید مردم را از وقوع شوک‌های کوتاه‌مدت باخبر کرده و با ارائه آمار درست، بازار را از شوک نجات دهند. بر همین اساس اهمیت آماردهی و اطلاع‌رسانی به مردم برای کنترل بازار آنقدر زیاد است که هرگز نباید از آن غافل شد.
باوجود موضوع یادشده متاسفانه حتی نرخنامه‌های رسمی نیز ازسوی اتحادیه‌ها منتشر نمی‌شود و در بسیاری از سایت‌های اتحادیه‌ها نرخنامه‌ها مربوط به سال‌ها پیش است. این در حالی است که اکنون که اوضاع اقتصادی به گونه‌ای شده که مردم پیش از خرید حتما باید از نرخ کالا اطلاع پیدا کنند و بر همین اساس وجود نرخنامه‌های مصوب بسیار مهم است.
باید دید این ضعف ناشی از چیست؟
صمت در این گزارش به‌مناسبت روز ملی ارتباطات و روابط‌عمومی به نقش مهم اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی سازمان‌های تصمیم‌گیر در کنترل بی‌نظمی‌های بازار و رفتارهای تهاجمی مردم پرداخته است.
روابط عمومی و ترسیم تصویر زیبا از سازمان
روابط‌عمومی در سازمان‌ها مسئول ترسیم یک تصویر مثبت از سازمان در ذهن تمام ذی‌نفعان و مانند بازیگرانی هستند که افکار عمومی جامعه را با خود همراه می‌نمایند.
هدف از فعالیت‌های بخش روابط‌عمومی این است که با متقاعد کردن ذی‌نفعان، آنها را حامی و طرفدار برند کنند. به‌‌طور کلی می‌توان گفت واحد روابط‌عمومی هر سازمان به توسعه و رشد سازمان، بهبود تصویر برند، توسعه روابط تجاری، مدیریت بحران و مسئولیت اجتماعی کمک بزرگی می‌کند و تقریبا با تمامی قسمت‌های سازمان ارتباط مستقیم دارد و به‌نوعی کامل‌کننده هر واحد است. روابط‌عمومی از اهمیت بالایی برخوردار است و هر روز مهم‌تر هم خواهد شد. در دهه آینده که پیش‌بینی می‌شود با تحول جدی در بازار و سبک زندگی مواجه شویم، روابط‌عمومی با ارتباطات اثربخش با ذی‌نفعان داخلی و خارجی، برنامه‌های توسعه‌ای و هم‌افزایی و ایجاد یک تصویر مثبت از برند می‌تواند در موفقیت و پیشرفت سازمان نقش پررنگی داشته باشد و در تحقق اهداف، انجام ماموریت و رسیدن به چشم‌انداز کمک شایانی کند.
روابط‌عمومی حرفه و شغلی است که تعدادی از علوم را به کمک می‌گیرد تا ارتباطی دوسویه را بین سازمان و مخاطب برقرار نماید.
روابط‌عمومی هنر است، علم است، فن است. روابط‌عمومی آینه تمام‌نمای سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است. روابط‌عمومی وظیفه تبلیغ، ترغیب، تشویق و نفوذ در افکار عمومی را بر عهده دارد. روابط‌عمومی پل ارتباطی مردم و سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است. ایجاد حسن تفاهم و حسن رابطه متقابل وظیفه اصلی روابط‌عمومی است. روابط‌عمومی اعمال مدیریت، فلسفه مدیریت، فلسفه اجتماعی مدیریت، مشاور مدیریت و کارکرد ارتباطی مدیریت است.
همچنین امروزه در تمام دنیا سازمان‌های موفق سازمان‌هایی هستند که مدیران و کارکنان روابط‌عمومی آنها بدانند که چگونه باید به‌شکلی شفاف و آگاهانه به تجزیه و تحلیل امور مبتلابه سازمان خود و رفع و رجوع مسائل بپردازند و نقش مهم خود را در تعیین سمت و سوی سیاست‌های همگانی ایفا کنند. یکی از حیطه‌های کاری و وظایف روابط‌عمومی در کنار اموری چون تولیدات و فرآورده‌های خبری، روابط‌عمومی بحران است. روابط‌عمومی بحران وظیفه دارد که ضمن ارائه اطلاعات درست و جامع و به‌موقع به مخاطبان و ذی‌نفعان سازمان متبوع، به اتهامات ناروا یا اطلاعات نادرست نیز پاسخ دهد.از سوی دیگر، در عصر حاضر که اقتصاد و تجارت و ارائه خدمات براساس مشتری‌مداری عمل می‌کند، تمام شرکت‌هایی که به‌دنبال برنامه بلندمدت برای سوددهی کارشان هستند، سعی در جلب رضایت مشتریان، حفظ مشتری و تبلیغ غیرمستقیم از طریق مشتریان دائمی و غیردائمی می‌کنند.
اما یکی از بزرگ‌ترین تفاوت‌های روابط‌عمومی و تبلیغات در برنامه‌ریزی است؛ به‌طوری که روابط‌عمومی برای بلندمدت برنامه‌ریزی می‌کند، اما تبلیغات در کوتاه‌ترین زمان ممکن به‌دنبال نتیجه است. بر این اساس روابط‌عمومی با صبر و حوصله و اختصاص زمان به مشتری برای فکر کردن و نیز همین زمان برای شرکت در جهت جلب رضایت هرچه بیشتر مشتریان و مخاطبان و ارائه خدمات بهتر و در نهایت ارائه چهره واقعی و شفاف هر شرکت و سازمان به مخاطبان تلاش می‌کند.
روابط عمومی؛ ویترین اتحادیه و اتاق اصناف
علی توسطی، سرپرست دبیرکل اتاق اصناف ایران در رابطه با نقش روابط‌عمومی در توسعه یک سازمان به گفت: «چه خبر؟» جمله‌ای پرتکرار است که ذات آدم‌ها آن را می‌طلبد و راهی است برای برقراری ارتباط. در واقع مردم همیشه جویایخبرهای تازه هستند. روابط‌عمومی دماسنج یک سازمان است و شما وقتی یک مدیر روابط‌عمومی قوی دارید، سازمان شما پویایی پیدا خواهد کرد و می‌تواند با لایه‌های دیگر جامعه ارتباط پیدا کند. هر زمان روابط‌عمومی سازمانی قوی عمل کند، عملکرد سازمان تقویت و میزان رضایت‌مندی مردم بیشتر می‌شود.
وی با تاکید بر اینکه اهمیت روابط‌عمومی برای اتاق‌های اصناف و اتحادیه‌ها بسیار زیاد است و می‌توان بازار را از رفتارهای هیجانی نجات داد، افزود: بارها این موضوع را به اتحادیه‌ها متذکر شدم و مثالی صنفی برای آنها بیان کردم؛ اگر یک واحد صنفی میلیاردها تومان کالا در انبار و فروشگاه خود داشته باشد، آن چیزی که برای آنها مشتری می‌آورد، ویترین فروشگاه است. ویترین فروشگاه شما تعیین‌کننده نوع کالا و کیفیت آن است. حال روابط‌عمومی ویترین اتحادیه و اتاق اصناف است، اما متاسفانه باتوجه به اینکه بخش خصوصی سرمایه‌گذاری را بیشتر در کالاهای مشهود می‌بینند، این ضعف عمومی وجود دارد و روابط‌عمومی نیاز به سرمایه‌گذاری دارد و تا این نهال بارور شود و ثمر دهد باید زمان زیادی بگذرد و این سرمایه‌گذاری بلندمدت است.
نرخنامه‌ها در سایت اتحادیه نیستسرپرست دبیرکل اتاق اصناف ایران با انتقاد از بی‌توجهی برخی از اتحادیه‌ها به سایت‌های اتحادیه و عدم اطلاع‌رسانی بیان کرد: متاسفانه شاهد این موضوع هستیم که اتحادیه‌ها نه‌تنها نرخنامه جدید، بلکه تغییر مدیران را نیز در سایت خود ذکر نمی‌کنند و مردم نمی‌توانند هیچ‌گونه اطلاعات موثقی را از طریق سایت‌ها به‌دست آورند.
کمک به اتخاذ تصمیمات درست
توسطی ضمن تاکید بر اهمیت روز روابط‌عمومی به نقش رسانه‌ها در برجسته‌سازی این روز اشاره کرد و گفت: باید این روز از طرف رسانه‌ها برجسته شود تا مانند سایر مناسبت‌ها همه مردم در جریان تاثیرگذاری این واحد قرار گیرند. هنگامی که ارتباطات به‌صورت رفت‌وبرگشتی میان مردم وسازمان‌های مختلف وجود داشته باشد، بازخورد مردم به سازمان منتقل و منجر به اخذ تصمیمات درست خواهد شد.
تهیه آمار و آنالیز آن
سرپرست دبیرکل اتاق اصناف ایران درباره نقش روابط‌عمومی در اتخاذ تصمیمات درست ازسوی سازمان‌ها بیان کرد: تصمیمات درست برمبنای آمار و نظرات گرفته می‌شود و واحد مسئول پردازش آمار و اطلاعات و آنالیز آنها، تنها روابط‌عمومی است. گاهی شعله‌ای با یک فوت کوچک خاموش می‌شود، اما در ادامه تکرار اشتباهات آن را به شعله‌ای سوزان تبدیل می‌کند. عملکرد درست روابط‌عمومی یک سازمان نقش همان فوت را بازی می‌کند که می‌تواند شعله‌های کوچک را خاموش کند.
شفافیت، اصل اول در تصمیم‌گیری
مرتضی افقه، کارشناس اقتصاد درباره نقش روابط‌عمومی سازمان‌ها و اطلاع‌رسانی آنها در کنترل بازار به گفت: در ادبیات اقتصاد، بازارهای مختلفی تعریف می‌شود، اما بهترین بازار از سمت مصرف‌کننده، بازار با رقابت کامل است که یکی از شروط لازم برای شکل‌گیری یک بازار رقابتی کامل، شفافیت است. در واقع باید آمار و تبعات هر اقدامی برای خریدار کاملا مشخص باشد. اگر سازمان‌های مختلف اطلاعات شفافی را به مخاطب ارائه دهند، تولیدکننده و مصرف‌کننده نیز می‌توانند تصمیمات درستی بگیرند. این اطلاعات و آمار نیز باید از طریق روابط‌عمومی منعکس شود.
وی با اشاره به اهمیت ارائه آمارهای درست ازسوی روابط‌عمومی سازمان‌ها اظهار کرد: ارائه آمار تنها باید ازسوی روابط‌عمومی سازمان‌ها انجام شود و افراد تصمیم‌گیر در دستگاه‌ها نباید خود وارد این کارها شوند و آماری را ارائه دهند، زیرا ارائه آمار ازسوی افراد گوناگون در یک سازمان آمار را متفاوت می‌کند که نتیجه آن تشویش افکار عمومی و در نهایت بهم‌ریختگی بازار خواهد بود. متاسفانه گاهی اعضای کمیسیون‌های مختلف مجلس خود آمار و تصمیماتی را ارائه می‌دهند که این موضوع اصلا درست نیست. برای این موارد باید تنها سخنگویان کمیسیون‌ها پاسخگو باشند که در سازمان‌ها و بخش‌های گوناگون، روابط‌عمومی این فعالیت را به عهده دارد. متاسفانه بارها ازسوی مسئولان اطلاعات آماری غلطی ارائه شده و اکنون باوجود فضای مجازی امکان صحت‌سنجی آن به‌راحتی وجود دارد و در نهایت بی‌‌اعتمادی شکل خواهد گرفت.
اعتماد ازدست‌رفته
افقه با اشاره به تناقضات موجود در ارائه آمارها گفت: گاهی روابط‌عمومی پیش‌بینی‌هایی را مطرح می‌کند که در نهایت خلاف آن مشخص می‌شود که همین امر اعتماد مردم به آمار ارائه‌شده را خدشه‌دار می‌کند. اگر صداقت در ارائه آمار وجود نداشته باشد، مردم به مرور اعتماد خود را نسبت به ارائه‌کنندگان این آمارها از دست می‌دهند و بازسازی این موضوع زمان زیادی را می‌طلبد. دستگاه‌های مختلف باید با روابط‌عمومی پویا این موضوع را شرایط را تغییر دهند و اعتماد از دست رفته را به‌دست آورند.
تغییر نگرش لازم است
این کارشناس اقتصاد درباره ارائه آمارهای متناقض و تصمیمات غیرکارشناسی بیان کرد: نظام انتخاب و انتصاب حسب شایسته‌سالاری نیست و گاهی افرادی برای سکانداری برخی پست‌ها انتخاب می‌شوند که غیرمتخصص هستند و در نهایت همین موضوع باعث تصمیم‌گیری‌ها و پیش‌بینی‌های نادرست می‌شود. در صورتی که نگرش از پایه اصلاح نشود، هیچ یک از مواردیادشده کارساز نخواهد بود.
سخن پایانی
باتوجه به نظرات کارشناسی فوق، روابط‌عمومی به‌دنبال ایجاد شفافیت است و واقعیت‌ها را منعکس می‌کند. روابط‌عمومی دستگاه اجرایی باید اهل تحلیل باشد تا بتواند در انتقال عملکرد دستگاه، رضایت مردم را جلب کند. روابط‌عمومی باید با استفاده از اطلاعات دقیق مربوط به سازمان و توجه به نیازهای مخاطبانش و نواقصی که وجود دارد به تولید محتواهایی دست بزند که جایگاه سازمان را به‌درستی به نمایش بگذارد و اثربخش باشد. تقویت روابط‌عمومی‌ها از مهم‌ترین وظایف مدیران دستگاه‌ها است، زیرا این نهاد، پرچمدار دفاع از سازمان است؛ بنابراین باید در ساختار سازمانی جایگاه ویژه‌ای داشته باشد. نکته مهم این است که روابط‌عمومی‌ها اصل شفافیت در اطلاع‌رسانی و انتقال اطلاعات به‌موقع در ارتباط با رسانه‌ها را نادیده نگیرند.
